Setups

Die Bedarfe und Ressourcen bei ähnlichen Veranstaltungen immer wieder einzugeben ist mühsam. Mit Setups kannst du Vorbelegungen erstellen und diese dann zuweisen.

Übersicht

Du siehst hier eine Übersicht deiner Setups. Du kannst beliebig viele Setups haben.
Und falls zwei Setups sehr ähnlich sind: Mit der Kopierfunktion hast du schnell ein neues erstellt und kannst es variieren.

Setup erstellen

Über den Button “Erstellen” oben rechts in der Übersicht startest du die Erstellung eines Setups.

Du kannst zunächst einen Namen vergeben. Überlege dir eine sinnvolle Struktur deiner Setups. Vielleicht hast du in einer Location immer einen bestimmten Bedarf und nutzt z.B. meist das gleiche Unternehmen für die Tontechnik, setzt die gleichen Kassenkräfte ein etc? Dann bennene ein Setup nach der Location.
Oder du unterscheidest nach Veranstaltungsgröße, dann richte dich danach.

Du hast alle Freiheiten. Nach dem Speichern kommt ein Abschnitt hinzu.

Nun geht es daran, das erste Element hinzuzufügen.

Es empfiehlt sich mit einem Bedarf zu beginnen.

Unten auf dieser Seite findest du eine Beschreibung der Funktionen “Bedarf hinzufügen” und “Ressourcen-Vorschlag” hinzufügen.

Setup bearbeiten

Wenn du ein Setup erstellst oder bearbeitest sieht der Screen in etwa so aus:

1. Im oberen Bereich kannst du den Titel des Setups ändern. Der Speichern-Button ist für diese Angabe, nicht für die Liste “Bedarfe und Vorschläge”.
2. Hier findest du die Liste der “Bedarfe und Vorschläge” dieses Setups
3. “Ressourcen-Vorschlag hinzufügen”: Unten auf dieser Seite findest du mehr Infos hierzu.
4. “Bedarf hinzufügen”: Unten auf dieser Seite findest du mehr Infos hierzu.
5. Hier beginnt ein Abschnitt zu einem benötigten Gewerk. Am Ende der Zeile findest du Informationen und Aktionen zu diesem Gewerk
6. Aktionen und Infos:
   • Ressourcen-Vorschlag für dieses Gewerk hinzufügen. Mehr dazu
   • Anzahl des Bedarfs (Die 2 ist ein Beispiel 😉 )
   • Bedarf bearbeiten. Hier kannst du die Bedarf-Felder bearbeiten. Die Felder werden unten im Abschnitt “Bedarf hinzufügen” erklärt.
   • Bedarf entfernen. Hiermit löschst du den Bedarf. Gewerk und die Zuordnung der Realisationspartner*innen bleiben erhalten.

Bedarf hinzufügen / bearbeiten

Gewerke: Wähle ein oder mehrere Gewerke aus, für die du den Bedarf hinterlegen möchtest.

Benötigte Anzahl / Benötigte Personen:

• Wenn du das Gewerk an EIN Unternehmen abgeben möchtest und es für dich irrelevant ist wieviele Personen das Unternehmen schickt, dann lass einfach eine 1 hier stehen
• Wenn du EINE Person zuweisen möchtest, dann lasse hier ebenfalls eine 1 stehen
• Wenn du MEHRERE Personen zuweisen möchtest, dann gib hier die Anzahl der benötigten Personen ein. Z.B. eine 3, wenn du drei Personen für das Gewerk “Einlass” benötigst
• Wenn du eine bestimmte Anzahl von Einheiten von einem oder mehreren Unternehmen benötigst, dann gib hier ebenso die Zahl ein. Beispiel: Du benötigst 5 WC-Wagen. Dann gib hier eine 5 ein. Wenn nun später eine Realisationspartner*in 3 WC-Wagen bereitstellen kann und eine weitere auch noch 2, dann ist dein Bedarf erfüllt.

Bemerkung: Gib hier noch eine Bemerkung bezogen auf den Bedarf ein. Z.B. “Nur WC-Wagen mit mindestens 4 Damen-Toiletten”.

Ressourcen-Vorschlag hinzufügen / bearbeiten

Du hast meistens z.B. immer das gleiche Tontechnik-Unternehmen dabei? Dann nutze einen Ressourcen-Vorschlag, um das Unternehmen immer automatisch mit hinzuzufügen. Beachte, dass ein solcher Vorschlag immer mit dem Status “Idee/Vorschlag” zu einer Veranstaltung hinzugefügt wird.

Organisation/Person: Das ist hier die Frage.

Je nachdem für was du dich entschieden hast wählst du anschließend eine Person oder Organisation + Ansprechpartner*in (optional) aus.

Gewerke: Wähle die Gewerke aus, denen der Kontakt zugeordnet werden soll.

Wähle die Anzahl der Einheiten bzw Personen aus, die der Kontakt zur Erfüllung des Bedarfs beiträgt.

Bemerkung: Notiere eine Bemerkung, die immer mit hinterlegt werden soll. Z.B. feste Absprachen mit der Realisationspartner*in oder Hinweise zur Verhandlung.