Realisation

Einleitung

Mit eventbrain habt ihr die Übersicht über alle benötigten Gewerke und Personen für die Realisation. Mit unserer Realisationsübersicht könnt ihr auch komplexe Checks durchführen. Ihr habt schnell den Überblicke, ob z.B. der Einlass für die nächsten 14 Tage in Location X besetzt ist, die Security in ausreichender Zahl bei allen Veranstaltungen mit Künstler*in Y gebucht wurde und alle Tontechniker die BAs erhalten haben. Und ich will gleich eh mit Firma Z telefonieren, welche Verträge sind mit dem eigentlich noch nicht unterschrieben? Möglich wird dies durch mächtige Filterfunktionen auf der Übersichtsseite.

Die dafür nötigen Informationen werden in den Veranstaltungen selber im Bereich Realisation hinterlegt. Dort gibt es sogenannte “Bedarfe”. Du kannst dort hinterlegen, dass es für eine Veranstaltung den Bedarf nach einem “Gewerk” wie “Einlass” gibt. Zusätzlich kannst du die Zahl der benötigten Kontakte hinterlegen. Du kannst also definieren, dass du 3 Personen am Einlass benötigst. Reicht es aus, dass du einfach nur ein Unternehmen engagierst, dann trägst du einfach eine 1 ein. Mit wieviel Personen der Caterer am Ende kommt kann dir ja egal sein, die 1 bezieht sich darauf, dass du 1 Unternehmen für das catering engagieren musst.

Durch die Filter kannst du noch übersichtlicher arbeiten als mit deiner Excel-Tabelle bei der du für jede Fragestellung lange herumscrollen musst. Und du hast bei unserem Tool auch gleich Zusatzinformationen parat.

Übersicht

1. Über diesen Menüpunkt erreichst du die Realisation
2. Filter: Die meisten Filter sind einfach und beziehen sich auf generelle Informationen der Veranstaltung. Es gibt ein paar Filter, die sich aber auf den Bereuich Realisation beziehen. Auf diese wollen wir näher eingehen.
   • Kontakt: Filtere hiermit nach den Veranstaltungen, bei denen der ausgewählte Kontakt unter Realisation hinzugefügt wurde. Hast du einen Kontakt ausgewählt, wird der Filter “Bedarf” deaktiviert, da diese Kombination nicht möglich ist. Innerhalb einer Veranstaltung wird in der Ergebnisliste nur der ausgewählte Kontakt angezeigt.
   • Auftragsstatus: Filtere nach dem Status der Zusammenarbeit mit den Realisationspartner*innen. Hast du einen Status ausgewählt, wird der Filter “Bedarf” deaktiviert, da diese Kombination nicht möglich ist.
   • Offene Meilensteine: Filtert nach solchen Realisationspartner*innen bei denen der ausgewählte Meilenstein noch nicht erreicht sind. Der Filter bezieht sich auf Meilensteine zu der Realisationspartner*in, nicht zur Veranstaltung selber. Hast du einen Meilenstein ausgewählt, wird der Filter “Bedarf” deaktiviert, da diese Kombination nicht möglich ist.
   • Gewerke: Wähle hier die Gewerke, die du filtern möchtest. Besonders machtvoll ist diese Option zusammen mit dem folgenden Filter “Bedarf”.
   • Bedarf: Du kannst hier nach verschiedenen Kriterien für die Bedarfe filtern
     – “Kein Bedarf vorhanden”: Zeigt dir Veranstaltungen an, bei denen gar kein Bedarf hinterlegt wurde. Das könntest du bei denen nachholen.
     – “Bedarf vorhanden”: Ist kein Gewerk ausgewählt, werden Veranstaltungen gefunden, die generell mindestens einen Bedarf haben. Wurden ein oder mehrere Gewerke ausgewählt, so werden alle Veranstaltungen angezeigt, bei denen es mindestens zu einem der Gewerke auch Bedarf gibt. Innerhalb der Veranstaltung werden nur die Kontakte zu diesen Bedarfen angezeigt. Die Filter “Kontakt”, “Auftragsstatus” und “Offene Meilensteine” werden ausgeblendet, sie lassen sich nicht mit dieser Suche kombinieren.
     – “Bedarf nicht erfüllt”: Ist kein Gewerk ausgewählt, werden Veranstaltungen gefunden, die generell mindestens einen Bedarf haben, der nicht erfüllt wurde. Wurden ein oder mehrere Gewerke ausgewählt, so werden alle Veranstaltungen angezeigt, bei denen es mindestens zu einem der Gewerke einen unerfüllten Bedarf gibt. Innerhalb der Veranstaltung werden nur die Kontakte zu diesen Bedarfen angezeigt. Die Filter “Kontakt”, “Auftragsstatus” und “Offene Meilensteine” werden ausgeblendet, sie lassen sich nicht mit dieser Suche kombinieren.
     – “Bedarf erfüllt”: Ist kein Gewerk ausgewählt, werden Veranstaltungen gefunden, die generell mindestens einen Bedarf haben, der erfüllt wurde. Wurden ein oder mehrere Gewerke ausgewählt, so werden alle Veranstaltungen angezeigt, bei denen es mindestens zu einem der Gewerke einen erfüllten Bedarf gibt. Innerhalb der Veranstaltung werden nur die Kontakte zu diesen Bedarfen angezeigt. Die Filter “Kontakt”, “Auftragsstatus” und “Offene Meilensteine” werden ausgeblendet, sie lassen sich nicht mit dieser Suche kombinieren.
3. Veranstaltung: Jede Veranstaltung, die die Filterkriterien erfüllt, wird gelistet. Du siehst die wichtigsten Infos zu Zeit, Ort etc.
4. Gewerkeliste: Hier werden Gewerke und dazugehörige Realiationspartner*innen angezeigt. Beachte, dass je nach Filtereinstellung NICHT ALLE Gewerke und Realiationspartner*innen angezeigt werden.
5. Hier findest du Aktionen, die du je Gewerk und Realisationspartner*in durchführen kannst. Diese werden auf der Hilfeseite für die Realisation innerhalb einer Veranstaltung im Abschnitt “Übersicht” schon erklärt, weshalb wir hier darauf verzichten.
   • Klicke hier, um eine Ressource hinzuzufügen
   • Anzahl der Einheiten/Personen, die bereits fix gebucht sind und Angabe zum Bedarf an Einträgen/Personen.
     • Gibt es keinen Bedarf, es wurden aber Kontakte hinterlegt, werden die Werte in blau angezeigt.
     • Ist der Bedarf noch nicht erfüllt werden diese Angaben in rot angezeigt.
     • Sind sie erfüllt werden die Angaben in grün angezeigt.

Anlage der Informationen

Damit du überhaupt so effektiv filtern kannst, musst du zunächst entsprechende Informationen in den Veranstaltungen hinterlegen.

Lies hier, wie du im Realisations-Bereich in einer Veranstaltung arbeitest.

Lies hier, wie du dir die Arbeit im Realisationsbereich mit Setups erleichterst.

Lies hier, wie du Gewerke verwaltest,