Ticketing

Wir helfen Dir Dein Ticketing über verschiedene Vertriebskanäle (u.a. CTS, Reservix, Ticketmaster) zu organisieren und Abläufe zu automatisieren:

• automatischer Abruf von Ticketingzahlen aus den unterschiedlichen Systemen
• automatische Erstellung und Versand von Reportings an die Partner
• zentrale Ablage aller Informationen zum Ticketing (u.a. Verkaufszahlen, Kapazitäten, Preisprofile, Kontingente) in einem System
• Organisation der Gästeliste

Einrichtung des Ticketings

Wir navigieren über den Hauptmenüpunkt “Veranstaltungen” in die Veranstaltungsübersicht. Entweder klickt Du in den Titel einer Veranstaltung oder bearbeitest sie über die drei Punkte am Ende der Zeile in der Listenansicht.

Unter dem Reiter “Ticketing” gelangst Du in eine Übersicht der verknüpften Location (Raum) mit den Kapazitäten, Ticketverkäufen und Statistiken. Darunter findest Du ein Textfeld für Ticketing-Vorgaben. Hier lassen sich schon im Vorfeld die grundlegenden Informationen von der Projektleitung für das Ticketing hinterlegen. Durch Vorlagen in der Veranstaltungsanlage werden die Punkte zwischen den Verantwortlichen kommuniziert. Durch eine Klick auf den Raum oder das Bearbeitungsfeld am Ende der Zeile kommst Du zu den Grundeinstellungen.

Grundeinstellungen

Im Untermenü findest Du zahlreiche Punkte zum Ticketing. Wir starten mit den Grundeinstellungen.

1. Im Feld „Bezeichnung” trägst Du die Bezeichnung der Location (Raum) ein.
2. An dieser Stelle stellst Du veranstaltungsbezogen den geltenden Mehrwertsteuersatz ein.
3. Grundlegend wird es sich, aufgrund des Ticketings, um eine kostenpflichtige Veranstaltung handeln und ist entsprechend ausgewählt.
4. Hier legst Du fest, ob die Veranstaltung unbestuhlt, teilbestuhlt oder bestuhlt ist. Je nach Angabe in den Raumdaten kann dieser Wert bei der Kapazität übernommen werden.
5. Unter „Kapazität” erscheint die in den Stammdaten des Raumes hinterlegte Kapazität. Diese kannst Du bei Bedarf manuell anpassen.
6. Bei Verknüfung des Ticketings mit Deiner Website aktivierst Du hier die Veranstaltung.
7. Die Aktivierung des Buttons weisst die Veranstaltung im System als ausverkauft aus. Bei verknüpfter Website wir auch hier der Status “ausverkauft” übergeben und die Ticketlinks geschlossen.
8. Insofern für dieses Ticketing ein Bestuhlungsplan nötig ist, lässt sich dieser aus den Stammdaten auswählen oder als eigener Saalplan hochladen und hinterlegen.

EXKURS: Unter Ticketing-Voreinstellungen kannst Du die Voreinstellungen der Felder (u.a. Mehrwertsteuersatz, Kostenpflicht, Bestuhlung) ändern.

Außerdem lassen sich die Daten später aus vorherigen Veranstaltungen übertragen:

Vertriebskanäle

Im Vertriebskanal legst Du die eingesetzen Ticketsysteme und Kontakte an, die Du später mit Ticketkontingenten versorgen willst.

1. Im Vertriebskanal entscheidest Du zwischen Ticketsystem und Kontakt. Wenn Du auf ein Ticketsystem zugreifen möchtest, muss der entsprechende Kontakt dazu mit der Branche „Ticketingdienstleister*in” versehen sein. Unter „Kontakt auswählen” hast Du die Möglichkeit jeden Deiner Kontakte als Vertriebskanal anzulegen. Dies ergibt zum Beispiel Sinn, wenn Hardtickets über die Location, Künstler oder an der Abendkasse verkauft werden.
2. Unter „Bezeichnung” kannst Du den Vertriebskanal individuell benennen. Das hilft später in der Übersicht, wenn z.B. Kontingente über Systeme eines Partners laufen.
3. Der Verkaufszeitraum lässt sich mit „von” als Vorverkaufsstart (Pflichtfeld!) und „bis” genau angeben.
4. Im Feld „PreSale” lässt sich angeben, ob dieser Vertriebsweg ein PreSale ist.
5. Soll der Verkauf exklusiv über einen Vertriebskanal erfolgen, so kannst Du das an dieser Stelle auswählen.
6. Hier legst Du weitere Systeme/Kontakte an.

EXKURS: Unter Ticketing-Voreinstellungen kannst Du die Voreinstellungen der Felder ändern.

Kapazitäten

In den Kapazitäten werden die Kontingente für den freien Verkauf, Rollstuhlplätze, Gäste- und Sperrplätze als entsprechende Preisklassen angelegt und aufgeteilt.

1. In der ersten Spalte im Untermenü „Kapazitäten” kannst Du Preiskategorien anlegen. Jeder Kategorie lässt sich individuell Bezeichnung einem Platzwahl-Modus zuzuordnen.
2. Über das Plus-Zeichen lassen sich Kategorien hinzufügen. Zum löschen einer Preiskategorie fahre mit dem Cursor über den linken Rand der Tabelle – es erscheint ein Minus-Zeichen. Dabei ist die oberste Preiskategorie nicht löschbar.
3. Nach Anlage der Kategorien verteilst Du die Gesamtkapazität auf alle Preiskategorien. Unterhalb der Tabelle werden die Mengen angezeigt, die noch keiner Kategorie zugeteilt wurden.
4. In der Spalte Gästekontingent ordnest Du die Gästeplätze den Preiskategorien zu.
5. Über das Plus-Zeichen am Ende der ersten Zeile lassen sich weitere Spalten hinzufügen, um Kapazitätsabzüge eintragen (z.B. gesperrte Plätze für die Technik, Dienstplätze, Sichtbehinderungen etc.)
6. Damit die Tabelle übersichtlich bleibt und Du nicht nach links und rechts scrollen musst, kannst Du mit den Pfeilen navigieren.
7. In der letzten Spalte findet ihr die verkaufbare Kapazität nach Abzug aller Kapazitätsminderungen.

Preisprofile

Die Preisprofile werden hier für die einzelnen Preisklassen angelegt und können in Zukunft in Zusammenspiel mit den Kontingenten für Abrechnungen ausgewertet werden.

1. Für jeden Vertriebskanal lässt sich ein eigenes Preisprofil anlegen. An dieser Stelle wechselst Du zwischen den Vertriebskanälen.
2. Nach Anlage der Preiskategorien innerhalb der Kapazitäten, legst Du hier innerhalb jeder Kategorie verschiedene Preisstufen (z.B. Normalpreis und ermäßigte Preise) an.
3. Der Grundpreis, die VVK-Gebühr und die Systemgebühr sind in den Feldern als absolute Preisangaben mit Komma als Dezimalstellentrenner anzulegen.
4. Über das Plus-Zeichen lassen sich weitere Spalten hinzufügen, um weitere Gebühren oder Aufschläge zum Preis hinzuzurechnen.
5. In der letzten Spalte werden alle Werte addiert und der jeweilige Endpreis wird angezeigt.

Kontingente

Hier werden die Kontingente auf die Vertriebskanäle aufgeteilt.

1. Die verkaufbare Kapazität je Preiskategorie wird in der Kopfzeile angezeigt.
2. Du teilst die Kapazitäten auf die verschiedenen Vertriebskanäle auf.
3. Hier lässt sich kontrollieren, ob alles aufgeteilt wurde.

Kommunikation

In diesem Bereich werden Notizen zu den Vertriebskanal hinterlegen. Zudem lassen sich aus der Software heraus templategestützte Mails mit Ticketinformationen an die Vertriebkanäle senden.

Den Bereich “Kommunikation” findest Du an vielen Stellen in [eventbrain], deshalb wird er hier einmal grundlegend erklärt: Kommunikation

Die hier genutzte Vorlagen-Kategorie lässt sich hier anpassen: Templates für Mails an Verkaufskanal

Verkaufszahlen

In drei Fenstern siehst Du die aktuellen Verkaufszahlen, getrennt nach Verkaufte Tickets, Auslastung & Prognose. Über „Details anzeigen” kannst Du Dir die entsprechenden Zahlen je Vertriebskanal anzeigen lassen.

1. Über den Button „Erfassung konfigurieren” lässt sich angeben, ob die Erfassung der Verkaufszahlen je nach Verkaufskanal automatisch oder manuell erfolgen soll. Für den automatischen Abruf von Ticketzahlen ist die Schnittstelle jedes angeschlossenen Ticketsystems zunächst einmalig einzurichten. Gehe hierzu in die Einstellungen unter Ticketing-Schnittstellen. Hier findest du Hilfe-Informationen zur Einrichtung.
   Wählst du die automatische Erfassung, dann musst du zur jeweiligen Veranstaltung den entsprechenden Event-Code eingeben. Wie du den Code im jeweiligen System findest haben wir jeweils auf einer Hilfe-Seite je nach Ticketsystem erläutert. Dort findest du auch eine Checkliste/Tipps falls der Abruf nicht wie erwartet funktioniert.

   CTS Eventim
   Ticketmaster
   Reservix
   Krasser Stoff
   tickettoaster
   JSON-Schnittstelle

2. Mit dem Button „Übermittlung konfigurieren” kannst du festlegen, in welcher Form die VVK-Zahlen an Dritte weitergegeben werden sollen.
3. In der Übersicht kannst du dir die Verkaufszahlen in einer wöchentlichen Auflistung anzeigen lassen. Hier findest du dann auch die Steigerungszahlen. Zudem lassen sich die einzelnen Kalenderwochen ausklappen und du siehst dann die täglichen Zahlen.
4. Über diesen Dropdown kannst du die Ansicht der Übersicht von „Alle Vertriebswege” auf die einzelnen Vertriebskanäle wechseln. Wenn du in einem Vertriebskanal bist, so lässt sich durch Klick in die Tabelle unter „Verkaufte Tickets” eine Verkaufszahl manuell eingeben, sofern bei diesem Vertriebsweg die Erfassung der Zahlen auf „manuell” gestellt ist. Darüber hinaus lassen sich sowohl bei automatischer als auch bei manueller Erfassung der Zahlen Bemerkungen hinzufügen.
   Bei Verkaufskanälen mit automatischem Ticketzahlenabruf kannst du per Klick auf den Button “Aktuellen Stand abrufen” die Verkaufszahl aktualisieren.

Gästeliste

Klicke hier und erfahre mehr über die Gästelistenfunktionen

EXKURS: Gruppierung von Räumen

Über den Hauptmenüpunkt “Alle Projekt” gehst Du in eine Veranstaltung und klickst in den Reiter “Ticketing”:

1. In der Übersicht siehst Du die mit der Veranstaltung verknüpften Räume.
2. Um die Räume im Ticketing miteinander zu verbinden, muss du sie einfach vorne markieren. Automatisch öffnet sich das Dialogfeld (siehe unten). Dort einfach auf “Gruppieren” klicken. Diese Funktion ist insbesondere für Festivals, Messen oder Märkte sinnvoll, wenn sich die Kontingente aus mehreren Räumen summieren.

HINWEIS: Du kannst nur Räume gruppieren, für die noch kein Ticketing angelegt worden ist.