Gästeliste
Ihr habt in eventbrain die Möglichkeit eure Gästeliste zu pflegen, auszudrucken oder direkt vor Ort digital zu nutzen.
- Hier siehst du wieviele Plätze insgesamt und auf einzelne Preiskategorien aufgeteilt verfügbar und bereits vergeben sind.
- Mit den Gruppen kannst du dein Gesamtkontingent an Gästetickets aufteilen. Hierüber behältst du den Überblick z.B. über die Kontingente von Agenturen, Veranstaltenden oder Locations. Du bist frei in der Aufteilung. “Optionen” bezeichnet die Zahl der Plätze, die die Gruppe als Kontingent hat, “Vergeben” die Zahl der bereits an diese Gruppe zugeteilten Tickets.
- Importieren: Hier kannst du die Listen der Projektpartner importieren. Als Veranstaltender z.B. die Liste, die du von der Agentur/Location erhalten hast. Lies unten auf dieser Seite mehr über den Gästelisten-Import
- Live-Modus: Klicke hier und stelle die Anzeige so um, dass das Gästelistenmanagement live vor Ort an der Abendkasse durchgeführt werden kann.
- Klicke hier, um jemanden der Gästeliste hinzuzufügen.
- Du kannst hier die Gästeliste nach verschiedenen Kriterien filtern. Erfahre hier mehr über die grundsätzlichen Filterfunktionen.
- Hier ist die Liste der bereits eingetragenen Gäste mit Bearbeitungsfunktionen. Durch Klick in der Spalte “Da!” kannst du erschienene Gäste eintragen. Der grüne Haken besagt, dass alle Personen zu diesem GL-Eintrag erschienen sind.
- Der Freitext für die Gästelisten-Bestätigung kann mittels Platzhalter in der Bestätigungsmail an die Gäst*in verwendet werden. Erfahre hier wie du mit Mailvorlagen arbeiten kannst
Gästeliste importieren
Um die Gästelisten von Dritten bequem übernehmen zu können, gibt es den Gästelisten-Import. Hierfür übermittelst du deinem Partnerunternehmen (z.B. einer Agentur) unsere Vorlage bzw. eine gekürzte Variante davon als Excel-Tabelle (CSV ist ebenfalls möglich). Wenn du die Datei zurückerhalten hast importierst du sie. Alle Einträge sind nun in der Datenbank. Du kannst daraus ein Dokument erstellen oder die Gästeliste live und digital vor Ort an der Kasse nutzen.
Import
Klicke “Wähle eine Datei” um die CSV oder Excel-Datei von deinem Rechner auszuwählen.
Klicke dann auf “Importieren”, um den Importvorgang zu starten.
Infos zur Import-Datei
Dateiformate
Excel oder CSV
CSV-Infos
- Trennzeichen: ;
- Texte in Anführungsstriche
- Spaltenbezeichner in die erste Zeile
Vorlagendatei hier herunterladen
Excel-Infos
Vorlagen-Datei hier herunterladen
Mögliche Spalten
| Spaltentitel | Bezeichner | Bemerkung |
|---|---|---|
| firstname | Vorname | Pflichtfeld |
| lastname | Nachname | Pflichtfeld |
| company | Unternehmen | Freitext |
| E-Mail-Adresse | Für Info | |
| ticket_count | Anzahl der Plätze | Pflichtfeld. Mindestens ein Wert von 1 (Auch, wenn “do_not_count” auf “yes” steht) |
| type | Gastart | Name der Gastart. Mögliche Gastarten sind hier pflegbar |
| status | Status | Optionen: “Geblockt”, “Versendet” |
| do_not_count | Belastet nicht das Gästekontingent | Optionen: “yes”,”no” Fotografen bekommen z.B. in der Regel kein Ticket und belasten das Kontingent somit nicht |
| note | Notiz | Eine Info, die hinterlegt sein will |
| reference_contact | Referenz – Kontakt | Über welchen Kontakt kam die Person auf die Liste Z.B. Kontakt des Radiosenders |
| reference_note | Referenz – Notiz | Über wen und/oder welchem Zusammenhang kam die Person auf die Liste (Z.B. “Gewinnspiel”) |
| group | Gruppe | Auf welche Gästekontingent-Gruppe sollen die Plätze angerechnet werden? Gib den Namen der Gruppe an. |
| capacity | Preiskategorie | Zu welcher Preiskategorie zählt das Gästeticket? Gib die Bezeichnung an, die du im Bereich “Kapazitäten” findest. Z.B. “Preisklasse 1” |
Wenn ihr die Datei nach extern (Z.B. die Künstleragentur) gebt solltet ihr einige Spalten wie “group” löschen, um es denen leichter zu machen. Ihr könnt diese Infos dann ja selber in die Datei eintragen, bevor ihr sie importiert.