Veranstaltung erstellen

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Erstellung starten

Du kannst die Erstellung einer Veranstaltung von verschiedenen Stellen aus starten.

Auf der Seite “Veranstaltungen” durch Klick auf den Button “Erstellen” rechts oben über dem Filter
Auf der Seite “Alle Projekte” durch Klick auf den Button “Erstellen” rechts oben über dem Filter und dann auf die Option “Veranstaltung”
Oder klicke einfach hier 🙂

Schritte

Die Erstellung einer Veranstaltung ist in mehrere Schritte unterteilt. Die wichtigsten Angaben zu einer Veranstaltung werden so abgefragt. Dies sind vielfach Infos, die an das Team gehen sollen, die dann bei den Einzelthemen genauere Angaben erarbeitet und einträgt.

Schritt 1

Hier werden zunächst grundsätzliche Angaben gemacht, was überhaupt stattfinden soll.

In dieser Leiste wird dir angezeigt bei welchem Schritt der Erstellung du dich befindest. Nach dem ersten Schritt (dann wurde nämlich bereits eine Veranstaltung erstellt) kannst du zwischen den Schritten springen. Du kannst nicht auf diese ersten Schritt zurückkehren. Diese Angaben (wie alle) kannst du aber auch einfach später in der Veranstaltung ändern.
Wähle eine vorhandene Künstler*in aus oder erstelle eine über das Plus-Zeichen
Wähle das Programm aus, dass die Künstler*in spielen soll. Es wird bei der Erstellung einer Künstler*in immer automatisch ein Programm “Neues Programm” erstellt. Dieses kannst du also immer nutzen, wenn du nicht mit Programmen arbeiten möchtest. Du kannst Programme auch weitesgehend deaktivieren, in dem du unter “Einstellungen -> Konfiguration -> Anzeige von Bereichen” die Option “Nur mit einem Programm arbeiten” aktivierst.
Der Status zwischen euch und der Künstler*in. Beim Programmstatus wirst du immer Gebucht/Fix aktivieren, solange du mit deiner Künstler*in für diesen Termin klar bist.
Wähle die Veranstaltungsreihe zu der dieses Event gehört. Veranstaltungsreihen kannst du hier verwalten. Du kannst die Funktion “Veranstaltungsreihen” auch deaktivieren, in dem du auf der Seite “Einstellungen -> Konfiguration -> Anzeige von Bereichen” die Option “Veranstaltungsserien nutzen” deaktivierst.
Gib hier den Obertitel ein. Er ist informativ und kann z.B. in Dokument- und Mailvorlagen genutzt werden.
Gib hier den Titel der Veranstaltung ein. Er wird automatisch mit dem Namen der zuvor ausgewählten Künstler*in befüllt.
Gib hier den Untertitel der Veranstaltung ein. Er wird automatisch mit dem Namen des zuvor ausgewählten Programms befüllt.
Wähle hier die Veranstaltungsform aus.
Wähle hier den Status der Veranstaltung aus.
Setze den Haken und lasse die Nummer automatisch erzeugen. Das gewünschte Format der Nummer kannst du unter “Einstellungen -> Konfiguration -> Projektnummern” definieren. Wenn du die den Haken deaktivierst, kannst du die Nummer direkt eingeben.
Klickst du hier wird die Veranstaltung bereits erstellt! Die navchfolgenden Schritte dienen streng genommen also schon der Bearbeitung der Veranstaltung.

Schritt 2

In diesem Schritt folgen Angaben zu Zeit und Ot der Veranstaltung

Wähle das Start- und Enddatum. Wenn du zum ersten Mal das Startdatum wählst wird das Enddatum auf den gleichen Tag gesetzt. Der Zeitraum bestimmt die Veranstaltung selber, nicht Belegungszeit bzw. Auf- und Abbauzeiten.
Gib hier Einlass, Beginn und Ende ein. Die Zeiten werden in den Zeitplan eingetragen.
Der Projektstart bestimmt, ab wann an dem Projekt gearbeitet wird. Die Zeit ist für die automatische Erstellung von Aufgaben mittels Workflows relevant.
Auf “Zusätzliche Optionen” gehen wir unten ein. In diesem Beispiel gehen wir jetzt davon aus, dass Datum und Ort bereits feststehen.
Hier wählst du eine vorhandene Location aus oder erstellst mit dem Plus-Zeichen eine neue.
Wähle hier den Raum aus, in dem die Veranstaltung in der Location stattfindet. Hast du zuvor eine Location über das Plus-Zeichen erstellt, dann wurde automatisch ein Raum mit dem gleichen Namen wie der Location erstellt.
Wähle hier den Status der Zusammenarbeit mit der Location.

Veranstaltung mit Optionen erstellen

Gib hier das Datum deiner ersten Option ein.
Gib hier Location/Ort und den Status (“Option”) ein
In diesem Bereich kannst du zusätzliche Optionen erstellen. Gib hier Datum/Zeiten der Option ein.
Wähle die vorhandene Location und den Raum für diese Option.
Wähle die Priorität/Rangfolge für diese Option
Hier kannst du den Eintrag löschen
Füge mit diesem Button eine weitere Option hinzu.

Optionen werden auf der Übersichtsseite aller Veranstaltungen in der Kalenderansicht angezeigt.

Schritt 3

Bei der Erstellung von Belegungen (Location-Modul) oder Bookings (Agentur-Modul) wird an 3. Stelle eine Seite zur Angabe der Veranstalterinfos eingefügt. Die auf dieser Seite beschriebenen Schritte rücken dann einen Schritt nach hinten.
Zur Hilfe für die Erstellung einer Belegung.
Zur Hilfe für die Erstellung eines Bookings.

Auf dieser Seite gibst du Einrichtungs-Vorgaben für das Ticketing ein. Das Ticketing wird dann später im Projekt eingerichtet.

Gib hier Datum und Uhrzeit des Vorverkaufsstarts ein. Diese Angaben kannst du später in der Veranstaltung unter “Marketing -> Marketing-Zeiten” bearbeiten. Auf Basis dieses Datums kannst du auch automatisiert Aufgaben über Workflows erstellen lassen.
Hier kannst du die Vorgaben für die Einrichtung des Ticketings hinterlegen. Diese sind dann später unter dem Hauptmenüpunkt “Ticketing” in der Veranstaltung sicht- und veränderbar. Die Ticketing-Vorgaben kannst du mit einem Text vorbelegen. In dieser Vorgabe kannst du dann alles thematisieren, was für die Einrichtung wichtig ist. So wird an dieser Stelle (hoffentlich 😉 ) an jede Angabe gedacht. Die Vorbelegung der Ticketing-Vorgaben kannst du auf der Seite “Einstellungen -> Konfiguration -> Projekteinstellungen” im Anschnitt “Ticketing” vornehmen.

Schritt 4

Auf dieser Seite gibst du Vorgaben für das Marketing ein.

Gib hier Datum und Uhrzeit des Ankündigungsstarts ein. Diese Angaben kannst du später in der Veranstaltung unter “Marketing -> Marketing-Zeiten” bearbeiten. Auf Basis dieses Datums kannst du auch automatisiert Aufgaben über Workflows erstellen lassen.
Hier kannst du die Vorgaben für die Einrichtung des Marketings hinterlegen. Diese sind dann später unter dem Hauptmenüpunkt “Ticketing” in der Veranstaltung sicht- und veränderbar. Die Marketing-Vorgaben kannst du mit einem Text vorbelegen. In dieser Vorgabe kannst du dann alles thematisieren, was für die Einrichtung wichtig ist. So wird an dieser Stelle (hoffentlich 😉 ) an jede Angabe gedacht. Die Vorbelegung der Ticketing-Vorgaben kannst du auf der Seite “Einstellungen -> Konfiguration -> Projekteinstellungen” im Anschnitt “Marketing” vornehmen.
Gibt hier das freigegebene Budget für die Marketing-Maßnahmen ein

Schritt 5

Auf dieser Seite können weitere Infos zu gemischten Themen hinterlegt werden

Erwartete Besucher*innen: Gib die Anzahl der Tickets ein, die vermutlich verkauft werden.

Schritt 6

Hier legst du die Arbeitsbereiche deines Teams fest und gibst die Veranstaltung für Light-User frei

In der linken Spalte machst du Angaben zu den Zuständigkeiten deines Teams.
Du kannst hier ein Zuweisungsprofil der Arbeitsbereiche auswählen. Die nachfolgenden Zuweisungen werden dann wie dort vorgegeben ausgewählt. Zuweisungsprofile kannst du unter “Einstellungen -> Arbeitsbereiche -> Zuweisungsprofile” verwalten.
Hier weist du die Arbeitsbereich deinen Mitarbeitenden zu. Auf Basis dieser Zuweisungen kannst du automatisiert Aufgaben mit Hilfe von Workflows erstellen lassen.
Veranstaltungen müssen Light-Usern extra freigegeben werden. Hier kannst du nach Light-Usern suchen und sie dieser Veranstaltung zuweisen, indem du auf den jeweiligen Schalter klickst.

Schritt 7

Erzeuge hier die Aufgaben für dein Team auf Basis von Workflows.

Zunächst wählst du den Workflow, den du hinzufügen möchtest. An dieser Stelle solltest du nur Workflows hinzufügen, deren Aufgaben sich auf das Gesamtprojekt beziehen.
Hast du einen Workflow ausgewählt wird dir eine Liste der zuvor besetzten Arbeitsbereich angezeigt. Du siehest hier eine Vorschau, welcher Person wie viele Aufgaben zugeordnet werden. Hier würden auch Warnungen angezeigt, wenn es für einen Arbeitsbereich Aufgabenvorlagen gibt, aber keine Person zugewiesen wurde. Diese Aufgaben würden nämlich nicht erstell! Auch gibt es Hinweise, wenn eine Aufgabenvorlage auf einem Termin basiert, der nicht existiert. Wenn eine Aufgabenvorlage z.B. auf dem Vorverkaufsstart basiert, diese aber zuvor nicht definiert wurde, dann würde diese Aufgabe nicht erstellt.
Mit der Angabe des Modus wird bestimmt, wie die Aufgaben hinzugefügt werden. Sollen z.B. vorhandene Aufgaben überschrieben oder gelöscht werden, dann kann man das hier auswählen. Die Voreinstellung ist unter normalen Umständen (bisher keine Aufgaben erstellt) hier passend, du musst nichts verändern.
Mit einem Klick auf Aufgaben erstellen werden die Aufgaben auf Basis des Workflows erstellt. Du kannst hier mehrere Workflows hinzufügen. Wenn die Erstellung der Aufgaben abgeschlossen ist, kannst du unten auf “Weiter” klicken

Schritt 8

Sende abschließend eine Mail an dein Team, um sie über das neue Projekt zu informieren.

Wähle hier die Mailvorlage, die genutzt werden soll. Unter “Einstellungen -> Vorlagen -> E-Mail” kannst du Mailvorlagen bearbeiten.In der Mailvorlage kannst du Platzhalter benutzen zu denen du in den vorherigen Schritten Infos eingegeben hast. Die Kategorie der Mailvorlagen heisst “Projekterstellung Team-Info”.
Wähle hier den Absender in dessen Namen die Mail versendet werden soll. Mailabsender kannst unter “Einstellungen -> Mailabsender-Konfiguration” verwalten.
Hier wird der Betreff auf Basis der zuvor gewählten Mailvorlage eingetragen und kann verändert werden.
Hier wird der automatisch erstellte Text der Mail angezeigt. Du kannst ihn beliebig anpassen.
Mache hier Angaben dazu, wer diese Mail erhalten soll. Die Auswahl “Alle Arbeitsbereiche” ist dabei vorbelegt. Die dort zugewiesenen Mitarbeitenden sollten immer informiert werden.
Hier werden alle anderen Mitarbeitenden ausgegeben und du kannst anklicken, wer die E-Mail auch noch erhalten soll. Mit einem Klick auf “Alle auswählen” werden alle Checkboxen in der Liste ausgewählt. Wer hätte das gedacht.
Hier kannst du die Erstellung der Veranstaltung mit und ohne Mailversand abschließen. Anschließend wirst du in die Veranstaltung weitergeleitet. Dort kannst du alle Informationen bearbeiten.