Aufgaben in der Übersicht & Einzelaufgaben

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Übersicht

In der Hauptmenüleiste findest Du den Punkt Aufgaben. Hier findest Du eine Übersicht aller Aufgaben im Team.

Über die Filter lässt sich ganz schnell ermitteln, ob z.B. Aufgaben zur Deadline noch offen sind oder was zeitnah erledigt werden müsste.

Filterfunktion

Oberhalb der Aufgaben findest Du den Filter mit zahlreichen Parametern. Hier schränkst Du nach Deinen Kriterien (Arbeitsbereich, Deadline, Zuordnung) die Ansicht der Aufgaben ein.

Die individuellen Filtereinstellungen lassen sich speichern und wiederverwenden. Lies hier, wie du die Filter verwaltest

Aufgabenliste

In der Liste der Aufgaben siehst Du sehr deutlich, welches Teammitglied eine Aufgabe zu welcher Deadline zugeordnet bekommen hat. Am Ende der Zeile findest Du drei unterschiedliche Icons:

Die Aufgabe ist noch offen. Wenn Du auf das Icon klickst, wird der Status auf Erledigt gesetzt.

Die Aufgabe ist in Bearbeitung. Wenn Du auf das Icon klickst, wird der Status auf Erledigt gesetzt.

Die Aufgabe ist erledigt. Wenn erledigte Aufgaben angezeigt werden, dann gibt es eine weitere Spalte mit der Angabe wer die Aufgabe zu welchem Zeitpunkt erledigt hat.

Die Aufgabe wurde deaktiviert. Dies ist meist die bessere Option gegenüber dem Löschen von Aufgaben. Wenn Du Aufgaben löschst und dann einen Workflow hinzufügst würde diese nicht benötigte Aufgabe neu erstellt und du müsstest sie erneut löschen.

Durck einen Klick auf das Status-Icon kannst du den Status ändern.

Mit Klick auf den Stift kommst du zur Bearbeitung einer Aufgabe.

Ein Klick auf den Mülleimer löscht die Aufgabe nach Nachfrage.

Mehrfachbearbeitung

Du kannst mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten.
Wähle dazu die Aufgaben aus, die du bearbeiten möchtest (1.)
Mit einem Klick auf die Checkbox in der Spaltenüberschrift kannst du alle Aufgaben auf der aktuellen Seite auswählen (2.).
Wähle dann aus dem Menü (3.), was mit den ausgewählten Aufgaben passieren soll. Du hast folgende Möglichkeiten:

Verschieben

Nach der Auswahl der Aktion erscheint folgendes Fenster:

Wähle das neue Fälligkeitsdatum der Aufgabe aus und ändere es per Klick auf “Verschieben” für alle ausgewählten Aufgaben.

Weitergeben

Nach Auswahl dieser Aktion erscheint folgendes Fenster:

Wähle das Team-Mitglied aus, dass die ausgewählten Aufgaben bearbeiten soll und klicke dann auf “Weitergeben”

In Bearbeitung

Nach einer Nachfrage wird der Status der ausgewählten Aufgaben auf “In Bearbeitung” gesetzt.

Als erledigt markieren

Nach Auswahl der Aktion erscheint folgendes Fenster:

Wenn du den Button zur Bestätigung anklickst werden die ausgewählten Aufgaben als erledigt markiert.

Deaktivieren

Nach einer Nachfrage wird der Status der ausgewählten Aufgaben auf “Deaktiviert” gesetzt. Diese Aufgabe wird also nicht durch einen neu hinzugefügten Workflow neu erstellt, wie das bei einem Löschen der Aufgabe der Fall wäre.

Löschen

Nach einer Nachfrage werden die ausgewählten Aufgaben gelöscht. Wenn du eine Aufgabe löschst und dann einen Workflow hinzufügst wird die Aufgabe neu erstellt.

Aufgabe erstellen/bearbeiten

Aufgabe

Titel der Aufgabe

Beschreibung der Aufgabe

Nähere Definition der Aufgabe und was zu tun ist.

Notizen
Hier kann man Zwischenstände, Infos o.ä. ablegen

Aufgabe hängt an

Eine Aufgabe kann ohne Verbindung sein, aber auch zu einem Projekt oder einer Tour gehören.
Je nachdem, was du auswählst, werden dir weitere Felder eingeblendet mit denen du das Projekt oder die Tour auswählen kannst.
Wählst du Projekt aus, werden die noch die Unterbereich im Projekt angezeigt, an denen eine Aufgabe hängen kann.
Wenn du eine Aufgaben innerhalb eines Projektes, Tour etc bearbeitest, gibt es dieses Feld nicht.

Zuständig

Zeigt an, wer diese Aufgabe erledigen soll.

Für andere verbergen

Normalerweise kann jeder Benutzer auch die Aufgaben der anderen Teammitglieder sehen. Ist diese Checkbox aktiviert, dann ist diese Aufgabe nur für den Zuständigen sichtbar.

Fälligkeit

Hier stellst du ein bis wann die Aufgabe erledigt werden soll.

Status

Hier stellst du den Status der Aufgabe ein.

Rhythmus

Wenn du eine Aufgabe anlegst, kannst du diese auch mehrfach erstellen lassen. Über die Angaben hier bestimmst du, in welchem Rhythmus diese Aufgabe erstellt werden soll. Zu beachten ist, dass die Angabe in diesem Moment gilt. Wenn du also einstellst, dass die Aufgabe an jedem 1. des Monats bis Ende des Jahres erledigt werden soll, dann werden die entsprechenden Aufgaben(kopien) direkt nach dem Speichern der Aufgabe erstellt.

Die Optionen für die Wiederholung:

Keine Wiederholung: Die Aufgabe wird einmalig erstellt

Wöchentlich: Die Aufgabe wird wöchentlich an dem gleichen Wochentag wie die Ursprungsaufgabe erstellt.

Monatlich: Die Aufgabe wird jeden Monat an dem gleichen Tag wie in der Ursprungsaufgabe erstellt (z.B. immer am 15. eines Monats).

Jährlich: Die Aufgabe wird jedes Jahr am gleichen Tag und Monat wie der Ursprungsaufgabe erstellt (z.B. immer am 10.9. eines Jahres)

Individuell – wöchentlich:

Bis – Die Termine werden an den definierten Tagen bis zum genannten Datum angelegt. Als Voreinstellung ist hier immer das aktuelle Datum angelegt. Je nach den weiteren Einstellungen kann dies dazu führen, dass gar keine Aufgabe angelegt wird. Also unbedingt ein Datum auswählen.
Wochentage – Hier wählst du aus an welchen Wochentagen die Aufgabe eingetragen werden soll und in welchem Wochenrhythmus. Im Beispiel aus dem Bild wird die Aufgabe jeden 2. Dienstag angelegt.

Individuell – monatlich:

Bis – Die Termine werden an den definierten Tagen bis zum genannten Datum angelegt. Als Voreinstellung ist hier immer das aktuelle Datum angelegt. Je nach den weiteren Einstellungen kann dies dazu führen, dass gar keine Aufgabe angelegt wird. Also unbedingt ein Datum auswählen.

Monatlicher Rhythmus – Hier wählst du aus an welchem Tag im Monat die Aufgabe eingetragen werden soll. Zusätzlich kannst du definieren, ob das in jedem Monat geschehen werden soll oder wie der Rhythmus hier aussehen soll.

Im Beispiel aus dem Bild wird die Aufgabe im vierteljährlichen Rhythmus am 1. des Monats eingetragen.

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