Aufgabenvorlagen

Estimated reading: 5 minutes

Wenn ihr ein Veranstaltung organisiert fallen in der Regel die immer gleichen Aufgaben an. Damit ihr diese Aufgaben nicht immer mühsam einzeln neu eingeben müsst, gibt es in eventbrain die Aufgabenvorlagen und -listen. So müsst ihr nicht jedes Mal Hunderte von Aufgaben zu einem Projekt hinzufügen. Wenn ihr in eventbrain ein Projekt anlegt, könnt ihr einfach die passende Aufgabenliste auswählen und alle darin enthaltenen Aufgaben werden mit berechneten Deadlines den zuständigen Mitarbeiter*innen zugewiesen.

Hier erklären wir euch, wie ihr die Aufgabenvorlagen anlegen könnt und wie sich aus den Aufgabenvorlagen thematische Aufgabenlisten erstellen lassen.

Aufgabenvorlagen

  1. In unserem Suchbegriff-Filter reichen schon drei Buchstaben, um nach Aufgabenvorlagen zu suchen.
  2.  Hier könnt ihr euch alle Aufgabenvorlagen eines oder mehrerer Arbeitsbereiche anzeigen lassen.
  3. Mit einem Klick auf diesen Button erstellt ihr eine neue Aufgabenvorlage. Siehe Punkt „Aufgabenvorlage erstellen”
  4. Mit einem Klick auf den Namen der Aufgabenvorlage könnt ihr diese bearbeiten.
  5. Ein Klick auf die drei Punkte ermöglicht es euch ebenfalls, die Aufgabenvorlage zu bearbeiten oder auch zu löschen.

Aufgabenvorlage erstellen

  1. Zuerst gebt ihr eurer Aufgabenvorlage einen Namen, wie z.B. „Kalkulation erstellen”, „Genehmigung beantragen”, „GEMA anmelden”, usw.
  2. Als zweites müsst ihr die Aufgabenvorlage einem Arbeitsbereich zuweisen. Anders als in vielen anderen Aufgaben-Tools sind die Aufgabenvorlagen in eventbrain jedoch nicht direkt mit den zuständigen Mitarbeiter*innen verknüpft, sondern hängen an einem Arbeitsbereich. Bei der Erstellung eines Projektes weist man dann einem Arbeitsbereich eine/n Mitarbeiter*in zu. Das hat den Vorteil, dass bei Ausfall eines/einer Mitarbeiter*in (z.B. durch Krankheit oder Kündigung) ein kompletter Arbeitsbereich mitsamt der darin enthaltenen Aufgaben schneller auf eine andere Person übertragen werden kann. Es müssen nicht alle Aufgaben einzeln geswitcht werden!
    Wie ihr Arbeitsbereiche anlegen könnt, erfahrt ihr im Punkt „Einstellungen / Arbeitsbereiche”.
  3. Im Feld „Beschreibung” könnt ihr jeder Aufgabenvorlage eine allgemeingültige Aufgabenbeschreibung geben. So weiß jede/r eurer Mitarbeiter*innen direkt Bescheid, was sich hinter einer Aufgabe verbirgt und was er oder sie zu tun hat. Diese Funktion ist insbesondere für die Aufgabenzuweisung an Praktikant*innen und Azubis sehr hilfreich und dient somit als eine Art integriertes Bürohandbuch.
  4. Alle Aufgabenvorlagen liegen auf einer virtuellen Zeitachse. Auf dieser Zeitachse gibt es zum einen den Projektstart und zum anderen natürlich das Veranstaltungsdatum. Ihr könnt an dieser Stelle sagen, wann eine Aufgabe in einem Projekt angezeigt werden soll. Dabei könnt ihr mit dem ersten Dropdown Tage/Wochen/Monate/Jahre auswählen und mit dem zweiten Dropdown den Bezugspunkt für die Festlegung einer Aufgabe auf der Zeitachse festlegen.
    Beispiel: Ihr wollt, dass die Aufgabe „Hotel buchen” immer 6 Monate vor dem Veranstaltungstermin erledigt wird. In diesem Fall wählt ihr im ersten Dropdown „6 Monate” und im zweiten Dropdown „vor dem Veranstaltungstag” aus. Auf dieselbe Art könnt ihr auch Aufgabenvorlagen anlegen, die zeitlich vom Projektstart abhängig sind (z.B. „Kalkulation erstellen”) oder erst nach der Veranstaltung erledigt werden müssen (z.B. „Veranstaltungsabrechnung erstellen”).

Aufgabenlisten

  1. In einer übersichtlichen Aufstellung seht ihr alle eure Aufgabenlisten. Ihr habt die Möglichkeit, beliebig viele Aufgabenlisten anzulegen. Je nachdem ob ihr Künstler*in, Booker*in, Veranstalter*in, Hallenbetreiber*in oder Dienstleister*in seid, könnt ihr euch eure individuellen Aufgabenlisten bauen. Als Agentur legt ihr entweder für jede/n eurer Künstler*innen eine eigene Aufgabenliste an oder ihr wollt pro Booker*in unterschiedliche Aufgabenlisten. Als Hallenbetreiber*in benötigt ihr vielleicht Aufgabenlisten für „Vermietung Halle X” oder „Eigenveranstaltung Halle Y”. Als Veranstalter*in braucht ihr Aufgabenlisten für „Arenashow” oder „Clubkonzert”, „Festival” oder „Kirchenkonzert”, „Volksfest” oder „Flohmarkt”.
  2. Mit einem Klick auf den Button „Erstellen” könnt ihr eine neue Aufgabenliste  anlegen. Siehe „Aufgabenliste erstellen”.

Aufgabenliste erstellen

  1. Zunächst gebt ihr eurer Aufgabenliste einen eindeutigen Namen, damit ihr beim Erstellen eines Projektes schnell die richtige Aufgabenliste zur Hand habt. Wie oben bereits angedeutet, können das auch Aufgabenlisten mit eindeutigem Bezug zu Künstler*innen oder Locations sein.
    Zum Beispiel:
    Tourneebooking Künstler*in A, Galabooking Künstler*in A, Festivalbooking Künstler*in A
    Oder auch:
    Vermietung Halle A, Vermietung Halle B, Vermietung Halle C
  2. Nun bestimmt ihr, welche Aufgabenvorlagen innerhalb dieser Aufgabenliste berücksichtigt werden sollen. Übersichtshalber sind die Aufgabenvorlagen bereits hier nach den Arbeitsbereichen aufgelistet. Um eine Aufgabenvorlage der Aufgabenliste zuzuordnen, braucht ihr einfach im jeweiligen Dropdown die Aufgabe anklicken.

Klicke hier und erfahre mehr über die Arbeitsbereiche und wie du sie individuell an dein Unternehmen anpassen kannst 

Aufgabenlisten verwenden

Hast du deine Aufgabenliste erstellt, kannst du sie im Projekt verwenden und die Aufgaben für das Projekt automatisch erstellen lassen.

Klicke hier und erfahre mehr über die Verwendung in der Veranstaltung

CONTENTS