Aufgabenvorlagen & Workflows

Wenn Du eine Veranstaltung organisierst fallen in der Regel immer die gleichen Aufgaben an. Damit Du diese Aufgaben nicht immer neu eingeben musst, gibt es in eventbrain die Möglichkeit mit Aufgabenvorlagen und Workflows zu arbeiten. So lassen sich schnell und unkompliziert eine Vielzahl von Aufgaben zu einem Projekt hinzufügen. Bei Projektanlage einfach den passenden Workflow auswählen und alle darin enthaltenen Aufgaben werden mit definierten Deadlines den zuständigen Mitarbeitenden zugewiesen.

Aufgabenvorlagen

Hier erklären wir Dir, wie Du die Aufgabenvorlagen anlegst und diese in Workflows zusammengefasst. Die Aufgabenvorlagen findest du unter “Einstellungen -> Workflows -> Aufgabenvorlagen“

1. Der Filter ermöglicht eine Suche nach verschiedensten Kriterien (Begriff, Bereich, zugeordneter Workflow oder Art des Meilensteins) um eine zu bearbeitende Aufgabenvorlage leichter zu finden.
2. über den Button legst Du eine neue Aufgabenvorlage an.
3. Hier sind die gefundenen Aufgabenvorlagen aufgelistet. Klicke zur Bearbeitung entweder auf den Namen der Aufgabe oder auf die drei Punkt am Ende der Zeile. Am Zeilenende öffnet sich ein Aktions-Menü mit der Möglichkeit zum Bearbeiten oder Löschen des Eintrages. HINWEIS: Die Icons weisen auf einen Meilenstein hin.

Aufgabenvorlage erstellen/bearbeiten

1. Gib der Aufgabenvorlage einen Namen, wie z.B. „Kalkulation erstellen”, „Genehmigung beantragen”, „GEMA anmelden”, usw.
2. Weise einen Arbeitsbereich zu. HINWEIS: Wir verknüpfen die Aufgaben in [eventbrain] nur über die Arbeitsbereiche mit den Mitarbeitenden, um bei Ausfall oder Wechsel die enthaltenen Aufgaben leichter einer andere Person übertragen zu können.
   Wie ihr Arbeitsbereiche anlegen könnt, erfahrt ihr im Punkt „Einstellungen / Arbeitsbereiche“.
3. Hier legst Du fest, ob die Aufgabe ein Meilenstein sein soll und in welchen Bereich er geführt werden soll. Mehr zu den Meilensteinen erfahrt Du hier.
4. Die Sortierung bestimmt die Reihenfolge in den Übersichten und den Dashboards. Die Vergabe im “10er Bereich” ermöglicht später eine leichtere Umsortierung und Eingliederung von neuen Meilensteinen. Die Ausgabe der bunten Icons wird dabei aufsteigend nach dem hier eingegebene Zahlenwert sortiert.
5. Weise dem Meilenstein ein passendes Symbol zu.
6. Die „Beschreibung” ermöglicht eine allgemeingültige Aufgabenbeschreibung für Mitarbeiter*innen. Diese Funktion ist insbesondere für die Aufgabenzuweisung an Praktikant*innen und Azubis sehr hilfreich und kann somit als eine Art integriertes Bürohandbuch dienen.
7. Alle Aufgabenvorlagen werden im Verhältnis zum Projekt-, VVK- oder Ankündigungsstart sowie Veranstaltungsdatum angelegt. Im Projekt werden daraus dann konkrete Fälligkeiten für die Aufgaben generiert. Entsprechend per Dropdown eine Angabe zu Tage/Wochen/Monate/Jahre auswählen und im zweiten Dropdown den Bezugspunkt für die Terminberechnung (vor oder nach Projekt-, VVK- oder Ankündigungsstart bzw. Veranstaltungstermin oder heute).
   BEISPIEL: Die Aufgabe „Hotel buchen” soll immer 6 Monate vor dem Veranstaltungstermin erledigt sein. In diesem Fall wählst Du im ersten Dropdown „6 Monate” und im zweiten Dropdown „vor dem Veranstaltungstag” aus. Auf dieselbe Art kannst Du auch Aufgabenvorlagen anlegen, die zeitlich vom Projektstart abhängig sind (z.B. „Kalkulation erstellen”) oder erst nach der Veranstaltung erledigt werden müssen (z.B. „Veranstaltungsabrechnung erstellen”).

Workflows

Aus den Aufgabenvorlagen lassen sich individuelle, flexible Workflows erstellen, die eine Veranstaltungsanlage routiniert, schnell und fehlerunanfällig unterstützen. Dabei entschiedest Du, in Verbindung mit den Aufgabenvorlagen, selber wie Du arbeiten möchtest.

1. In einer übersichtlichen Aufstellung siehst Du alle bereits angelegten Workflows. Du hast die Möglichkeit, beliebig viele Workflows anzulegen – zugeschnitten auf Künstler*in, Booker*in, Veranstalter*in, Hallenbetreiber*in oder Dienstleister*in. Als Agentur kannst Du für jeden Künstler*innen einen eigenen Workflow anlegen oder jeder Booker*in erstellt seinen eigenen Workflows in Hinblick auf seine Arbeitsweise. Hallenbetreiber*in benötigen Workflows für „Vermietung Halle X” oder „Eigenveranstaltung Halle Y”, während Veranstalter*in eher Workflowsmit dem Fokus „Arenashow”, „Clubkonzert”, „Festival” oder „Kirchenkonzert” aufbauen würden.
2. Mit einem Klick auf den Button „Erstellen” könnt ihr einen neuen Workflow anlegen.

Workflow erstellen / bearbeiten

1. Zunächst gibst Du dem Workflow einen eindeutigen Namen, damit Du bei der Erstellung eines Projektes schnell den richtigen Workflow zuordnen kannst. Wie oben bereits beschrieben, können das auch Workflow mit eindeutigem Bezug zu Künstler*innen oder Locations sein. BEISPIEL: Tourneebooking Künstler*in A, Galabooking Künstler*in B, Festivalbooking Künstler*in C bzw. Vermietung Kongresshalle, Vermietung Festsaal, Vermietung Foyer
2. Nun legst Du fest, welche Aufgabenvorlagen innerhalb dieses Workflow immer verknüpft sein sollen. Die Aufgaben werden hier nach Bereichen gegliedert angezeigt. Um eine Aufgabenvorlage dem Workflow hinzuzufügen, markierst Du einfach im Dropdown die zusätzliche Aufgabenvorlage.

Klicke hier und erfahre mehr über die Arbeitsbereiche und wie du sie individuell an dein Unternehmen anpassen kannst 

Workflows verwenden

Hast du deine Workflows erstellt, kannst du sie im Projekt verwenden und die Aufgaben automatisch erstellen lassen.

Klicke hier und erfahre mehr über die Verwendung in der Veranstaltung