Wie fange ich an?
Wir führen Dich hier Punkt für Punkt durch die Software. Neben der folgenden Hilfe unterstützen wir Dich gerne auch persönlich beim Einstieg. Vereinbare mit uns einen Termin zur Demo und wir zeigen Dir die Software. Die Demo verschafft Dir einen guten Überblick und erleichtert den Start. Außerdem gehen wir auf Deine individuellen Fragen ein.
Wer selbständig einen Blick in die Software werfen möchte, erstellt am besten ein oder zwei Veranstaltungen und richtet direkt den automatischen Ticketzahlenabruf ein. Das zeigt direkt die Stärken der Software und die riesige Arbeitserleichterung.
In dem Zusammenhang versteht man schnell die Grundprinzipien der Software und kann andere Bereiche in der täglichen Arbeit hinzunehmen. Also legen wir los.
Schritt 1: Team erstellen
Nachdem Du Deinen persönlichen Account angelegt hast, erstellst Du ein Team, um später weitere Mitglieder hinzufügen zu können. Als Ersteller des Teams bist Du automatisch Admin mit uneingeschränkten Rechten und verwaltest [eventbrain].
Dein Team erstellst Du über die Teamverwaltung im rechten oberen Bereich (zwischen Rädchen und Glocke) über den Reiter „Neues Team erstellen“.
Einfach Dein Unternehmen als Teamname und eine Kontaktnummer eintragen. Als Künstleragentur oder Location aktiviere das entsprechende Modul für Deinen Arbeitsbereich. Die kostenlose Testphase startet danach!
Hier findest Du nützliche Hinweise zu den Teameinstellungen und wie Du Mitarbeiter hinzufügst:
Schritt 2: Kontakte eingeben
Ein wichtiger Teil der Software ist die umfangreiche Kontaktverwaltung im Bereich „Alle Kontakte“. Hier verwaltest Du alle Daten der handelnden Personen und Firmen:
- Personen (u.a. Mitarbeiter, Künstler, Kooperationspartner, Einzeldienstleister, Mitarbeiter in den Organisationen)
- Organisationen (u.a. Agenturen, Locations, Dienstleister, Sponsoren, Medienpartner)
Je nach Art des Kontakts können spezielle Information hinterlegt werden.
Detaillierte Informationen zu den Kontaktdaten findest Du unter folgendem Link:
Zum Einstieg sind ca. 20 Kontakte mit verschiedensten Rollen im Testaccount angelegt, die sich aber mit 3 Klicks löschen lassen, wenn Du sauber mit Deinen Daten starten möchtest.
Dein Team ist automatisiert als Organisation angelegt worden. Du kannst über den Button „Erstellen“ weitere Kontaktdaten eingeben oder über „Kontakt-Import“ aus einer Excel- oder CSV Datei importieren. Hierzu bitte den Aufbau der Importdatei beachten und die Vorlagen nutzen:
Zwischenschritt: Eigene Location / Künstler*in
Als Location oder Künstleragentur solltest Du jetzt Deine Location bzw. Deine Künstler in den Kontakten markieren, damit sie in den Arbeitsbereichen „Meine Locations“ oder „Meine Künstler*innen“ angezeigt werden:
- Locations: Bei Neuanlage einer Organisation wirst Du gefragt, ob es sich um eine Veranstaltungsstätte handelt. Ansonsten lässt sich in Deinem bestehenden Kontakt über den Reiter „Profil“ im Unterpunkt „Kategorien“ unter Branche die Bezeichnung „Veranstaltungsstätte“ auswählen. Dann noch mit einem Haken als eigene Location kennzeichnen und speichern. Jetzt erscheint die Location in der Übersicht unter „Meine Locations“.
- Künstler*innen: Bei Neuanlage einer Person wirst Du gefragt, ob es sich um einen Künstler/Band handelt. Ansonsten lässt sich in einem bestehenden Kontakt über den Reiter „Profil“ im Unterpunkt „Kategorien“ unter Branche die Bezeichnung „Künstler*in“ auswählen und speichern. Im Reiter Künstler*inneninfos unter dem Unterpunkt „Booking & Management“ lässt sich unter „Booking/TourVA Verhältnis“ der Punkt „Unser*e Künstler*in“ auswählen. Nach dem Speichern erscheint der Künstler unter „Meine Künstler“ in der Übersicht.
Schritt 3: Projekte (Veranstaltungen/Bookings/Belegungen) erstellen
Im nächsten Step wenden wir uns den Projekten zu. Im Hauptmenü “Alle Projekte” werden alle Veranstaltungen, Bookings, Belegungen und freie Projekte gesammelt dargestellt und lassen sich mit dem Filter nach verschiedenen Kriterien (u.a. Typ, Start/Ende, AP, Künstler, Statuseinschränken). Bei Nutzung der zusätzlichen Module für Booking & Locations schafft das eine gute Arbeitsoberfläche. Veranstalter ohne die zusätzlichen Module arbeiten bevorzugt im Hauptmenü “Veranstaltungen”.
Entweder legst Du eine eigene Veranstaltung an oder siehst Dir unsere Testveranstaltung an, um den Aufbau zu verstehen.
Eine detailierte Anweisung zur Anlage einer Veranstaltung findest Du hier:
Die meisten der Infos dort sind auch relevant, wenn ihr Agenturen und Location seid.
Hier findet ihr weitere Informationen für Agenturen
Hier findet ihr weitere Informationen für Locations
Weitere Schritte: Ticketing, Aufgaben, Meilensteine und Dokumentenerstellung
Wenn Du Deine Kontakte und erste Veranstaltungen angelegt hast, kommen wir zu den größten Stärken von [eventbrain]:
- Automatisiert die Ticketzahlen abholen und reporten -> Automatischer Ticketzahlenabruf und -versand
- Übersicht über den Fortschritt in den Projekten -> Aufgaben & Meilensteine
- Dispos, Gästeliste und andere Dokumente automatisch erstellen