Wie fange ich an?

Neben der folgenden Hilfe beim Einstieg helfen wir dir gerne auch persönlich. Vereinbare einen Termin zur Demo und wir zeigen dir die Software. Durch die Demo bekommst du eine sehr guten Überblick und es kann auf deine individuellen Fragen eingegangen werden.

Wer selber einen Blick in die Software werfen möchte fängt am besten so an, dass er eine oder mehrere Veranstaltung erstellt und den automatischen Ticketzahlenabruf und – versand einrichtet. Der liefert den größten Aha-Effekt. Außerdem hat man so einige Grundprinzipien verstanden und kann sich andere Bereiche nach und nach ansehen bzw. in der täglichen Arbeit dazunehmen.

Also legen wir los.

1 Team erstellen

Wenn du deinen persönlichen Account erstellt hast, dann solltest du ein Team erstellen. Beachte, dass die Ersteller*in eines Team besondere Rechte für die Verwaltung des Teams hat. Er ist die sogenannte Eigentümer*in. Darum wird dies meist die Inhaber*in/Geschäftsführer*in des Unternehmens sein. Es kann aber auch jede andere Person sein, die hinsichtlich eventbrain hauptsächlich zuständig sein soll.

Ein Team erstellst du per Klick auf “Team erstellen” im Team-Menü:

Du musst anschließend nur den Unternehmensnamen und eure Telefonnummer eingeben. Wenn ihr Agentur oder Location seid, klickt die entsprechende Option an. Das wars. Die kostenlose 30-tägige Testphase startet dann sofort.

Nützliche Einstellungen zu einem Team und wie du Mitarbeiter zum Team hinzufügst findest du hier beschrieben (kannst du aber auch erstmal überspringen):

2 Kontakte eingeben

Du wirst nach der erfolgreichen Teamerstellung auf das Dashboard des Teams weitergeleitet. Hier siehst du nützliche Infos zum Team.

Ein Kernstück des Event-Managements ist sicher die Verwaltung der Kontaktdaten. Im Bereich Kontakte kannst du die Daten der Personen und Organisationen bearbeiten, mit denen du zu tun hast. Hier solltest du die Kontaktdaten aller handelnden Personen/Unternehmen, also von Künstlern, Dienstleistern, Locations etc eingeben.

Das Besondere bei den Kontaktdaten sind die speziellen Informationen, die je nach Art des Kontaktes hinterlegt werden können bzw. müssen. Bei Künstlern und Locations zum Beispiel sind das andere, zusätzliche Informationen als bei einfachen Personen. Weitere Informationen zu den Kontaktdaten findest du hinter folgendem Link:

Wir haben zum leichteren Einstieg ein paar Testdaten bereitgestellt. Dies sind etwa 20 Kontakte mit verschiedensten Rollen mit denen du zum Testen auch schon “rumspielen” kannst ohne erst welche eingeben zu müssen. 

Hier ist z.B. auch dein Team als Organisation automatisch angelegt worden. Dessen Kontaktdaten werden später noch benötigt.

Du kannst jetzt also weitere Kontaktdaten eingeben, aus einer Excel-oder CSV Datei importieren oder gleich zu Punkt 3 weitergehen.

3 Eigene Location bzw. eigene Künstler

Bist du eine Location oder Agentur, dann habt ihr bei den Kontakten vielleicht schon “eure” Locations und Künstler markiert.
Eigene Künstler markiert ihr im Bereich Booking & Management der Künstlerdaten.
Eigene Locations markiert ihr im Profil unter “Kategorien”, wie auch hier beschrieben.

4 Veranstaltung erstellen

Nun kannst du eine Veranstaltung erstellen oder unsere Testveranstaltung ansehen.
Wenn ihr eine eine Agentur seid und eine Veranstaltung “eurer” Künstler*in erstellen möchtet, so ist das in eventbrain ein “Booking” und sollte daher als solches und nicht als Veranstaltung angelegt werden.
Wenn du eine Location bist, so legst du eigene Veranstaltungen als “Veranstaltung” an. Vermieste du deine Location an eine externe Veranstalter*in, dann lege eine “Vermietung” an.

Mehr zur Pflege einer Veranstaltung findest du hier:

Die meisten der Infos dort sind auch relevant, wenn ihr Agenturen und Location seid.
Hier findet ihr weitere Informationen für Agenturen
Hier findet ihr weitere Informationen für Locations

5 Weitere Schritte

Wenn ihr Kontakte und erste Veranstaltungen angelegt habt, dann habt ihr schon eine erste Übersicht erreicht.

Jetzt könnt ihr da weitermachen wo eure größten Schmerzen sind.

• Hol dir den Montag zurück! Lasse eventbrain Ticketzahlen abholen und reporten -> Automatischer Ticketzahlenabruf und -versand
• Gewinnt einen Überblick wer was zu tun hat und wo eure Projekte gerade stehen -> Aufgaben & Meilensteine
• Lasse Dispos, Gästeliste und andere Dokumente automatisch erstellen