Automatischer Ticketzahlenabruf

Estimated reading: 6 minutes

Zu den großen Zeitfressern als Veranstalter gehört der wöchentliche Ticketzahlenabruf in den unterschiedlichen Systemen. Und damit verbunden das zusammentragen, aufbereiten und verschicken der Zahlen an verschiedene Partner. Eine wiederkehrende und nervige Fleißaufgabe. Mit [eventbrain] gewinnt Ihr diese Zeit zurück.

[eventbrain] ruft die Zahlen von vielen Ticketingdienstleistern (u.a. CTS, Reservix, Ticketmaster, tickettoaster) täglich automatisch ab und stellt sie Dir in den Übersichten zur Verfügung. Das System erstellt selbständig zum individuell eingestellten Zeitpunkt für die Kontakte die Reporting und verschickt sie per Mail.

Die Informationen dazu sind im Handbuch an verschiedenen Stellen zu finden. Hier sollen die Zusammenhänge verdeutlicht werden.

Konfiguration der Ticketing-Schnittstellen

Zuerst müssen die Schnittstellen zu den Ticketdienstleistern eingerichtet werden. Gebe hierzu im System Deine Zugangsdaten für die Ticketsysteme ein: Einstellungen | Ticketing-Schnittstellen.

Die Informationen zu den einzelnen Schnittstellen und welche Feinheiten zu beachten sind, wird hier in der Hilfe erklärt: Ticketing-Schnittstellen

Ticketing in der Veranstaltung einrichten

Grundlage für den nächsten Schritt ist die vorherige Anlage von Veranstaltungen. Gehe über das Hauptmenü “Veranstaltungen” und wähle eine Veranstaltung aus. Du gelangst auf das Dashboard der Veranstaltung und klickst in den Reiter “Ticketing”. Hier eine Hilfe zur Einrichtung:

Ticketing einrichten

Ansonsten solltet ihr alle Punkte durchgehen. Als Verkaufskanäle legt ihr alle Ticketdienstleister an sowie andere Kontakte über die verkauft wird. Vor allem für euch selbst und die Auslastungsberechnung sind auch Kontingente etc. wichtig. Für den Abruf und Versand der Zahlen am wichtigsten ist der Unterpunkt “Verkaufszahlen”. Dort hinterlegt ihr die Codes für jeden Kanal, da nur damit eventbrain bzw. der Ticketinganbieter weiss, für welche Veranstaltung ihr Zahlen abrufen möchtet. Woher ihr den Event-Code beim jeweiligen Anbieter bekommt, könnt ihr ebenfalls in der Hilfe lesen.

Abruf von Verkaufszahlen

Nachdem ihr einen Code hinterlegt habt, wird noch keine Verkaufszahl abgerufen. Das passiert nur nachts automatisch. Ihr könnt jetzt aber den Abruf manuell veranlassen. Wählt dafür unten über der Tabelle den Verkaufskanal aus und klickt auf den Button “Aktuellen Stand abrufen”. Dann wird die Zahl abgerufen und nach Bestätigung gespeichert.

Sollte keine Zahl angerufen werden oder die Zahl falsch sein, so kann dies verschiedene Ursachen haben. Wir haben für jedes System eine Checkliste erstellt:

Übermittlung / Versand des Ticket-Reportings einrichten

Auf der gleichen Seite kannst du oben per Klick auf “Übermittlung konfigurieren” das Mail-Reporting einrichten, mit dem du z.B. Agenturen die aktuellen Verkaufszahlen automatisch zusenden lassen kannst.

Hier findest du Details zur Einrichtung der Übermittlung.

Nach Einrichtung des Versandes gehen zu den definierten Zeitpunkten automatisch Mails an die Empfänger raus.

Ticketing-Sammelmail einrichten

Hast du Kontakte als Empfänger ausgewählt und die Übermittlungsart “In Sammel-E-Mail des Kontaktes” gewählt, dann erhält der Kontakt nur eine E-Mail zum gewählten Zeitpunkt statt einer E-Mail für jede Veranstaltung. Das folgende Video erklärt die Einrichtung dieser Sammelmail.

Weitere Infos / FAQ

Welche Benachrichtigungen über überschrittene Kontingente etc gibt es?

Sollte es beim Abruf der Verkaufszahlen von den Ticketingsystemen technische Probleme geben, so erhält der/die Ticketingverantwortliche darüber eine Benachrichtigung. Die Benachrichtungen werden beim Klick auf dieses Icon rechts oben eingeblendet:

Der/die Ticketingverantwortliche erhält in den Benachrichtigungen auch Nachrichten zu

ein Kontingent fällt unter 20% Restkontingent
ein Kontingent fällt unter 10% Restkontingent
ein Kontingent ist ausverkauft
die Veranstaltung ist ausverkauft

und kann entsprechend reagieren.

Es kommt nicht jeden Tag eine Benachrichtigung zu der gleichen Überschreitung, sondern nur ein mal je Grenze bis das Kontingent verändert wurde (siehe auch Infos im nächsten Abschnitt).

Wie oft werden die Benachrichtigungen zu überschrittenen Kontingenten etc angezeigt?

Jeden Morgen um 6 Uhr checkt eventbrain die Restkontingente und erstellt die Benachrichtigungen. Diese Benachrichtigungen werden nur einmal je Auftreten erstellt. Erst wenn das Kontingent verändert wurde und eine Grenze erneut überschritten wird, dann erhält man die Benachrichtigung erneut.

Beispiel:
– Ein Kontingent fällt unter 20% Restkontingent -> Ihr bekommt einmalig die Benachrichtigung, nicht mehr an den Folgetagen.
– Ihr erhöht das Kontingent, so dass mehr als 20% Restkontingent vorhanden sind.
– Das Kontingent fällt erneut unter 20% Restkontingent -> Ihr bekommt erneut einmalig die Benachrichtigung zur 20% Grenze.

Wer bekommt die Benachrichtigungen zu auslaufenden Kontingenten und Fehlern beim Abruf der Zahlen von den Ticketingsystemen?

Diese Benachrichtigungen erhält der/die Ticketverantwortliche*n.

Gibt es beim manuellen Abruf von Ticketingzahlen in einem Event Auffälligkeiten, so erhält der/die User*in die Benachrichtigung, die den manuellen Abruf per Klick auf den Button im Bereich “Verkaufszahlen” gestartet hat.

Was ist der/die Ticketingverantwortliche?

Diese Person erhält folgende Arten von Meldungen:

Fehlermeldungen beim Abruf der Ticketingzahlen von den Ticketingdienstleistern.
Warnmeldungen beim Erreichen bestimmter Auslastungsgrenzen.

Ebenso wird die Person als Absender*in den Ticketzahlen-Reporting-Mails genannt.

Wo kann ich den/die Ticketingverantwortliche/n einstellen?

Die/der Ticketverantwortlich*e wird einmal generell für das Team festgelegt. Dies kannst in den Teameinstellungen ändern (Berechtigung vorausgesetzt):

Innerhalb der Einstellungen einer Veranstaltung kann eine abweichende Person für die jeweilige Veranstaltung definiert werden.

Wie bestimme ich den E-Mail-Absender*in der Ticketing-Mails?

Wer die Absender*in der Ticketing-Mail ist, wird nach dem Vorhandensein von euren Angaben bestimmt. Das System sucht in folgender Priorisierungs-Reihenfolge nach dem Absender.

Bei einer Reporting-Mail zu einem Einzelevent:

Mailkonfiguration der Ticketingverantwortlichen der Veranstaltung
Wurde bei einem Event eine Ticketverantwortliche definiert und hat diese eine Mailkonfiguration, so wird diese als Absender genutzt.
Mailkonfiguration der Ticketingverantwortlichen des Teams
Wurde in den Teameinstellungen eine Ticketingverantwortliche defniert und hat diese mindestens eine eigene Mailkonfiguration, so wird die erste als Absender benutzt.
Standard-Mailabsender des Teams
Wurde in den Team-Einstellungen mindestens eine Standard-Mailkonfiguration des Teams definiert, so wird die erste davon benutzt.
Erste Mailkonfiguration des Teams
Wurde noch immer keine passende Mailkonfiguration gefunden, so wird die erste Konfiguration des Teams genommen

Bei einer Sammel-Mail an einen Kontakt:

Mailkonfiguration der Ticketingverantwortlichen des Teams
Wurde in den Teameinstellungen eine Ticketingverantwortliche defniert und hat diese mindestens eine eigene Mailkonfiguration, so wird die erste als Absender benutzt.
Standard-Mailabsender des Teams
Wurde in den Team-Einstellungen mindestens eine Standard-Mailkonfiguration des Teams definiert, so wird die erste davon benutzt.
Erste Mailkonfiguration des Teams
Wurde noch immer keine passende Mailkonfiguration gefunden, so wird die erste Konfiguration des Teams genommen

Hier findest du mehr zu Mailkonfigurationen.