Import

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Für den Import eurer Kontaktdaten steht eine Importfunktion zur Verfügung. Ihr erreicht sie über den Button “Importieren” rechts oben auf der Kontaktübersichtsseite. Oder hier klicken und zum Importer kommen.

Funktion

Per Klick auf “Wählen Sie eine Datei” einfach eine CSV- oder Excel-Datei auswählen. Bei größerem Datenvolumen ist der Import per CSV zuverlässiger.

Erste Zeile überspringen

Solltest du z.B. eine unserer Beispieldateien als Basis genommen haben und in der ersten Zeile der Datei die Spaltenbezeichner enthalten sein, dann aktiviere diese Checkbox, damit die Zeile nicht importiert wird.

Aufbau der Datei

Der Importer ist in der Lage, Personen und Unternehmensdaten zu importieren und vorhandene zu aktualisieren.

Datei: Für den Import kann eine CSV- oder eine Excel-Datei genutzt werden. Eine CSV-Date ist eine Textdatei mit einem Datensatz (Z.B. einer Person) pro Zeile. Jede Information zu diesem Datensatz (Z.B. Name, E-Mail) wird mit einem Semikolon unterteilt.
Dateiformat: CSV
Trennzeichen: ;
Zeichensatz: UTF-8

Beispiel-CSV herunterladen

Beispiel-Excel herunterladen

Folgende Felder sind zu übergeben. Die Reihenfolge darf nicht verändert werden. Die Felder können meist auch leer bleiben, bitte beachte die Bemerkungen zu jedem Feld

SpalteSpaltentitel in VorlageBezeichnerBemerkung/Infos
Aorganisation_nameName der OrganisationPflichtfeld, wenn Organisation
Borganisation_name2Zweite Zeile des Organisationsnamens
CvornameVornamePflichtfeld, wenn Person
DnachnameNachnamePflichtfeld, wenn Person
EtitelTitelZ.B. “Dr.”
FanredeAnredeDu/Sie („Sie“ falls Feld leer)
GgeschlechtGeschlechtMann/Frau/Divers
HadresseAdresseStraße und Hausnummer
IadresszusatzAdresszusatzAdresszusatz
JplzPLZPostleitzahl
KortOrt
LlandLand
MtelefonTelefon
NmobilMobilnummer
OemailE-MailKein Pflichtfeld, aber sehr wichtig in eventbrain
PgeburtsdatumGeburtsdatumFormat YYYY-MM-DD (Z.B. 1970-12-31)
QfaxFaxFax
RwebsiteWebsiteWebsite
SfacebookFacebook-SeiteAdresse der Facebook-Seite
TinstagramInstagram-SeiteAdresse der Instagram-Seite
UtwitterTwitter-SeiteAdresse der Twitter-Seite
VtiktokTikTok-SeiteAdresse der Tiktok-Seite
Wextra_url_1Weitere WebadresseBeliebige weitere Internetseite
Xextra_url_1Weitere WebadresseBeliebige weitere Internetseite
YkuenstlernameKünstlernamePflichtfeld, wenn Künstler. Auch befüllen, wenn der Künstlername wie der echte Namen lautet
Zkuenstler_websiteKünstler-Website
AAkuenstler_website_22. Künstler-Website
ABkuenstler_merchandising_urlMerchandising-Website
ACkuenstler_label_urlKünstler-Website beim Label
ADkuenstler_facebookFacebook-Seite des KünstlersAdresse der Facebook-Seite des Künstlers
AEkuenstler_instagramInstagram-Seite des KünstlersAdresse der Instagram-Seite des Künstlers
AFkuenstler_socialWeiteres Profil des Künstlers in Social Media
AGkuenstler_tiktokTikTok-Profil des KünstlersAdresse der TikTok-Seite des Künstlers
AHkuenstler_video_url_1URL eines Videos des Künstlers
AIkuenstler_video_url_2URL eines Videos des Künstlers
AJkuenstler_video_url_3URL eines Videos des Künstlers
AKkuenstler_video_url_4URL eines Videos des Künstlers
ALabteilungAbteilung im zugeordneten Unternehmen
AMfunktionFunktion im zugeordneten Unternehmen
ANspitznameSpitzname


Die Felder A und D entscheiden, welche Art von Kontaktdaten erstellt werden:

Nur “Name der Organisation”: Es wird ein neuer Eintrag bei Organisationen erstellt oder ein bestehender aktualisiert. Für Letzteres muss der Name exakt mit dem in der Datenbank vorhandenen übereinstimmen. Der Name selber kann nicht aktualisiert werden.

Nur “Nachname” und “Vorname”: Es wird ein neuer Eintrag bei Personen erstellt oder ein bestehender aktualisiert. Für Letzteres müssen Vor- und Nachname exakt mit den in der Datenbank vorhandenen übereinstimmen. Vorname/Nachname selber können nicht per Import aktualisiert werden. Es können keine zwei Personen mit dem gleichen Namen importiert werden. Es kann also z.B. nur ein Thomas Schmidt importiert werden. Ein zweiter Eintrag dazu würde den ersten überschreiben.

“Name der Organisation” + “Nachname” + “Vorname”: Es wird ein neuer Eintrag bei den organisationsbezogenen Personendaten erstellt oder ein bestehender Datensatz aktualisiert. Dies sind die Kontaktdaten einer Person bei einem bestimmten Unternehmen. Z.B dessen Durchwahl oder Firmenmail. Für die Erkennung vorhandener Einträge müssen Organisationsname sowie Vor- und Nachname der Person exakt mit den in der Datenbank vorhandenen übereinstimmen. Wenn es die Organisation oder die Person nicht gibt, wird ein rudimentärer Eintrag dazu erstellt. Regeln zur Erkennung und Aktualisierung siehe die Absätze vorher.

Hinweise

Mehrmaliger Import

Importiert man eine Datei erneut, so werden Organisationen und Personen am Namen wiedererkannt und die dazugehörigen Daten überschrieben.
Folgende Feinheiten gibt es hier zu beachten: Die Namen müssen genau gleich sein, damit ein bestehender Datensatz erkannt wird. Wenn man Firmennamen bzw. Vor- oder Nachnamen korrigieren möchte, dann funktioniert die Erkennung des alten Eintrages nicht und es wird eine zweite Firma/Person erstellt.
Eine weitere Einschränkung ist, dass der Import mit gleichem Vor- und Nachnamen bei mehreren Personen nicht umgehen kann bzw. auf einer Person arbeitet. Wenn du also zwei “Thomas Müller” kennst, dann ist Handarbeit nötig, weil sonst ein Eintrag den anderen überschreibt.

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