Import

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Für den Import eurer Kontaktdaten steht eine Importfunktion zur Verfügung. Ihr erreicht sie über den Button “Importieren” rechts oben auf der Kontaktübersichtsseite.

Hier klicken und zum Importer kommen.

Funktion

Per Klick auf “Wählen Sie eine Datei” einfach eine CSV- oder Excel-Datei auswählen. Bei großen Datenmengen und abbrechendem Import ist die Datei auf mehrere kleinere Dateien aufzuteilen.

Aufbau der Datei

Der Importer ist in der Lage, Personen und Unternehmensdaten zu importieren und vorhandene zu aktualisieren.

Datei: Für den Import kann eine CSV- oder eine Excel-Datei genutzt werden. Eine CSV-Datei ist eine Textdatei mit einem Datensatz (Z.B. einer Person) pro Zeile. Jede Information zu diesem Datensatz (Z.B. Name oder E-Mail) wird mit einem Semikolon unterteilt.
Dateiformat: CSV
Trennzeichen: ;
Zeichensatz: UTF-8
Zeichenketten-Trenner: ” (Text in Hochkommatas)

Beispiel-CSV mit allen Spalten herunterladen

Beispiel-Excel mit allen Spalten herunterladen

Hinweise zum Inhalt

  • In der ersten Zeile muss die Angabe zum “Spaltentitel in Vorlage” enthalten sein
  • Nur die Angaben zu Vorname, Nachname bzw Organisation sind Pflichtfelder. Dazu das Feld “artist_name”, wenn es sich um eine Künstler*in bzw. Band handelt. Allerdings wird dringend empfohlen zu allen Kontakten eine E-Mail zu hinterlegen, da diese von viele Funktionen in eventbrain benötigt wird
  • Bitte beachte die Bemerkungen zu jedem Feld
  • Bitte teile eine große Datei für den Import auf mehrere kleine mit bis zu ca. 500 Zeilen auf

Folgende Informationen können importiert werden.

Spaltentitel in VorlageBezeichnerBemerkung/Infos
organisation_nameName der OrganisationPflichtfeld, wenn Organisation
organisation_name_2Schöner NameWenn ihr intern eher einen prägnanten Namen für ein Unternehmen statt des Firmennamens verwendet, dann könnt ihr den hier eintragen. Er wird dann an verschiedenen Stellen in der Software benutzt. Beispiel: “eventbrain” eintragen, damit in Dispos nicht “eventbrain GmbH & Co. KG” verwendet wird.
firstnameVornamePflichtfeld, wenn Person
lastnameNachnamePflichtfeld, wenn Person
titleTitelZ.B. “Dr.”
salutationAnredeDu/Sie („Sie“ falls Feld leer)
genderGeschlechtMann/Frau/Divers
addressAdresseStraße und Hausnummer
address_2AdresszusatzAdresszusatz
zipcodePLZPostleitzahl
cityOrt
countryLand
phoneTelefon
mobileMobilnummer
emailE-MailKein Pflichtfeld, aber sehr wichtig in eventbrain
dobGeburtsdatumFormat YYYY-MM-DD (Z.B. 1970-12-31)
faxFaxFax
websiteWebsiteWebsite
facebookFacebook-SeiteAdresse der Facebook-Seite
instagramInstagram-SeiteAdresse der Instagram-Seite
twitterTwitter-SeiteAdresse der Twitter-Seite
tiktokTikTok-SeiteAdresse der Tiktok-Seite
spotifyLink zu SpotifyAdresse bei Spotify
extra_url_1Weitere WebadresseBeliebige weitere Internetseite
extra_url_1Weitere WebadresseBeliebige weitere Internetseite
artist_nameKünstlernamePflichtfeld, wenn es sich um eine Künstler*in handelt. Auch befüllen, wenn der Künstlername wie der echte Namen lautet
artist_websiteKünstler-Website
artist_website_22. Künstler-Website
artist_merchandising_urlMerchandising-Website
artist_label_urlKünstler-Website beim Label
artist_facebookFacebook-Seite des KünstlersAdresse der Facebook-Seite des Künstlers
artist_instagramInstagram-Seite des KünstlersAdresse der Instagram-Seite des Künstlers
artist_socialWeiteres Profil des Künstlers in Social Media
artist_tiktokTikTok-Profil des KünstlersAdresse der TikTok-Seite des Künstlers
artist_video_url_1URL eines Videos des Künstlers
artist_video_url_2URL eines Videos des Künstlers
artist_video_url_3URL eines Videos des Künstlers
artist_video_url_4URL eines Videos des Künstlers
divisionAbteilung im zugeordneten Unternehmen
functionFunktion im zugeordneten Unternehmen
nicknameSpitzname
artist_bookerNamen der Booking AgenturHier kannst du bei Künstler*innen den Namen der Booking-Agentur eintragen. Dies muss der exakte Name der Agentur sein, wie er in EB hinterlegt ist. In dieser Importdatei also den Titel der 1.Spalte. Die Agentur muss schon in der Datenbank sein. In der Importdatei muss sie also in einer Zeile VOR dem Künstler stehen.
notizNotiz
sectorsBranchenHier könnt ihr die Branchen, zu denen der Kontakt gehört, zuordnen. Dabei gebt ihr den Branchenbezeichner an, so wie ihr ihn in eventbrain findet. Existiert eine Branche noch nicht, wird sie automatisch angelegt. Möchtet ihr mehrere Branchen zuweisen, dann könnt ihr sie mit einem Stern * getrennt auflisten (ohne Leerzeichen).
Künstler*in muss nicht als Branche angegeben werden. Eine Künstler*in wird über das befüllte Feld “artist_name” erkannt


Die Felder “organisation_name” und “lastname/firstname” entscheiden, welche Art von Kontaktdaten erstellt werden:

Nur “Name der Organisation”: Es wird ein neuer Eintrag bei Organisationen erstellt oder ein bestehender aktualisiert. Für Letzteres muss der Name exakt mit dem in der Datenbank vorhandenen übereinstimmen. Der Name selber kann nicht aktualisiert werden.

Nur “Nachname” und “Vorname”: Es wird ein neuer Eintrag bei Personen erstellt oder ein bestehender aktualisiert. Für Letzteres müssen Vor- und Nachname exakt mit den in der Datenbank vorhandenen übereinstimmen. Vorname/Nachname selber können nicht per Import aktualisiert werden. Es können keine zwei Personen mit dem gleichen Namen importiert werden. Es kann also z.B. nur ein Thomas Schmidt importiert werden. Ein zweiter Eintrag dazu würde den ersten überschreiben.

“Name der Organisation” + “Nachname” + “Vorname”: Es wird ein neuer Eintrag bei den organisationsbezogenen Personendaten erstellt oder ein bestehender Datensatz aktualisiert. Dies sind die Kontaktdaten einer Person bei einem bestimmten Unternehmen. Z.B dessen Durchwahl oder Firmenmail. Für die Erkennung vorhandener Einträge müssen Organisationsname sowie Vor- und Nachname der Person exakt mit den in der Datenbank vorhandenen übereinstimmen. Wenn es die Organisation oder die Person nicht gibt, wird ein rudimentärer Eintrag dazu erstellt. Regeln zur Erkennung und Aktualisierung siehe die Absätze vorher.

Hinweise

Mehrmaliger Import

Importiert man eine Datei erneut bzw existieren bereits Kontakte, so werden Organisationen und Personen am Namen wiedererkannt und die dazugehörigen Daten überschrieben.
Folgende Feinheiten gibt es hier zu beachten: Die Namen müssen genau gleich sein, damit ein bestehender Datensatz erkannt wird. Wenn man Firmennamen bzw. Vor- oder Nachnamen korrigieren möchte, dann funktioniert die Erkennung des alten Eintrages nicht und es wird eine zweite Firma/Person erstellt.
Eine weitere Einschränkung ist, dass der Import mit gleichem Vor- und Nachnamen bei mehreren Personen nicht umgehen kann bzw. auf einer Person arbeitet. Wenn du also zwei “Thomas Müller” kennst, dann ist Handarbeit nötig, weil sonst ein Eintrag den anderen überschreibt.

Die Branchen werden hinzugefügt, bestehende nicht gelöscht.

FAQ

Die Kontakt- und Adressdaten werden nicht bei der Person / dem Unternehmen eingetragen

In eventbrain gibt es Personen und Unternehmen sowie eine Verbindung zwischen beiden. Bei dieser Verbindung können ebenfalls Adressen und Telefonnummer etc eingetragen werden.

Wenn in der Importdatei in einer Zeile sowohl ein Unternehmen als auch Personendaten stehen, dann werden die Kontaktdaten bei der Verbindung eingetragen, nicht bei der Person oder dem Unternehmen. Dies ist dann Durchwahl der Person bei dem Unternehmen. Dies ist ein knappes Beispiel:

organisation_namelastnamefirstnameemailphone
Firma XYZMüllerPetrapetra.mueller@firmaxyz.de030 / 112233-44

In diesem Fall würden eine Organisation und eine Person erstellt (aber ohne Adressdaten,Telefon,E-Mail,Fax,Website), wenn es die Kontakte noch nicht gibt. Die Telefonnummer wird aber bei der Verbindung hinterlegt, nicht bei der Person oder der Organisation.

Möchte man Adressdaten,Telefon,E-Mail,Fax,Website bei einer Person/Organisation selber hinterlegen, so braucht es jeweils eine Extrazeile dafür in der CSV:

organisation_namelastnamefirstnameemailphone
Firma XYZinfo@firmaxyz.de030 / 11 22 33 – 0
MüllerPetrapetra.mueller@mailanbieter.com0160 / 987654321
Firma XYZMüllerPetrapetra.mueller@firmaxyz.de030 / 112233-44

Nun werden die Kontakte für Organisation und Person erstellt sowie in der Verbindung die Durchwahl eingetragen.
Es spricht nichts dagegen, die Kontaktdaten von Petra Müller mit Firmen-Email etc in diesem Fall direkt bei ihr, also in Zeile 2, einzutragen und die Infos in Zeile 3 wegzulassen. Diese wird dann nur für die Verbindung zwischen Organisation und Person genutzt.

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