Import
Für den Import eurer Kontaktdaten steht eine Importfunktion zur Verfügung. Ihr erreicht sie über den Button “Importieren” rechts oben auf der Kontaktübersichtsseite. Oder hier klicken und zum Importer kommen.
Funktion
Per Klick auf “Wählen Sie eine Datei” einfach eine CSV- oder Excel-Datei auswählen. Bei größerem Datenvolumen ist der Import per CSV zuverlässiger.
Erste Zeile überspringen
Solltest du z.B. eine unserer Beispieldateien als Basis genommen haben und in der ersten Zeile der Datei die Spaltenbezeichner enthalten sein, dann aktiviere diese Checkbox, damit die Zeile nicht importiert wird.
Aufbau der Datei
Der Importer ist in der Lage, Personen und Unternehmensdaten zu importieren und vorhandene zu aktualisieren.
Datei: Für den Import kann eine CSV- oder eine Excel-Datei genutzt werden. Eine CSV-Date ist eine Textdatei mit einem Datensatz (Z.B. einer Person) pro Zeile. Jede Information zu diesem Datensatz (Z.B. Name, E-Mail) wird mit einem Semikolon unterteilt.
Dateiformat: CSV
Trennzeichen: ;
Zeichensatz: UTF-8
Zeichenketten-Trenner: ” (Text in Hochkommatas)
Folgende Felder sind zu übergeben. Die Reihenfolge darf nicht verändert werden. Die Felder können meist auch leer bleiben, bitte beachte die Bemerkungen zu jedem Feld
| Spalte | Spaltentitel in Vorlage | Bezeichner | Bemerkung/Infos |
|---|---|---|---|
| A | organisation_name | Name der Organisation | Pflichtfeld, wenn Organisation |
| B | organisation_name2 | Schöner Name | Wenn ihr intern eher einen prägnanten Namen für ein Unternehmen statt des Firmennamens verwendet, dann könnt ihr den hier eintragen. Er wird dann an verschiedenen Stellen in der Software benutzt. Beispiel: “eventbrain” eintragen, damit in Dispos nicht “eventbrain GmbH & Co. KG” verwendet wird. |
| C | vorname | Vorname | Pflichtfeld, wenn Person |
| D | nachname | Nachname | Pflichtfeld, wenn Person |
| E | titel | Titel | Z.B. “Dr.” |
| F | anrede | Anrede | Du/Sie („Sie“ falls Feld leer) |
| G | geschlecht | Geschlecht | Mann/Frau/Divers |
| H | adresse | Adresse | Straße und Hausnummer |
| I | adresszusatz | Adresszusatz | Adresszusatz |
| J | plz | PLZ | Postleitzahl |
| K | ort | Ort | |
| L | land | Land | |
| M | telefon | Telefon | |
| N | mobil | Mobilnummer | |
| O | Kein Pflichtfeld, aber sehr wichtig in eventbrain | ||
| P | geburtsdatum | Geburtsdatum | Format YYYY-MM-DD (Z.B. 1970-12-31) |
| Q | fax | Fax | Fax |
| R | website | Website | Website |
| S | Facebook-Seite | Adresse der Facebook-Seite | |
| T | Instagram-Seite | Adresse der Instagram-Seite | |
| U | Twitter-Seite | Adresse der Twitter-Seite | |
| V | tiktok | TikTok-Seite | Adresse der Tiktok-Seite |
| W | extra_url_1 | Weitere Webadresse | Beliebige weitere Internetseite |
| X | extra_url_1 | Weitere Webadresse | Beliebige weitere Internetseite |
| Y | kuenstlername | Künstlername | Pflichtfeld, wenn Künstler. Auch befüllen, wenn der Künstlername wie der echte Namen lautet |
| Z | kuenstler_website | Künstler-Website | |
| AA | kuenstler_website_2 | 2. Künstler-Website | |
| AB | kuenstler_merchandising_url | Merchandising-Website | |
| AC | kuenstler_label_url | Künstler-Website beim Label | |
| AD | kuenstler_facebook | Facebook-Seite des Künstlers | Adresse der Facebook-Seite des Künstlers |
| AE | kuenstler_instagram | Instagram-Seite des Künstlers | Adresse der Instagram-Seite des Künstlers |
| AF | kuenstler_social | Weiteres Profil des Künstlers in Social Media | |
| AG | kuenstler_tiktok | TikTok-Profil des Künstlers | Adresse der TikTok-Seite des Künstlers |
| AH | kuenstler_video_url_1 | URL eines Videos des Künstlers | |
| AI | kuenstler_video_url_2 | URL eines Videos des Künstlers | |
| AJ | kuenstler_video_url_3 | URL eines Videos des Künstlers | |
| AK | kuenstler_video_url_4 | URL eines Videos des Künstlers | |
| AL | abteilung | Abteilung im zugeordneten Unternehmen | |
| AM | funktion | Funktion im zugeordneten Unternehmen | |
| AN | spitzname | Spitzname | |
| AO | is_venue | 1 = Es handelt sich um eine Location/venue. | Kontakt muss eine Organisation sein. |
| AP | is_promoter | 1 = Es handelt sich um eine Veranstaltungsagentur/ Örtlicher Veranstalter | Kontakt muss eine Organisation sein. |
| AQ | is_booker | 1 = Es handelt sich um eine Booking-Agentur | Kontakt muss eine Organisation sein. |
| AR | is_press | 1 = Ist Pressekontakt | |
| AS | is_hotel | 1 = Ist ein Hotel | |
| AT | is_label | 1 = Ist ein Label | |
| AU | is_management | 1 = Ist Management | |
| AV | artist_booker | Namen der Booking Agentur | Hier kannst du bei Künstler*innen den Namen der Booking-Agentur eintragen. Dies muss der exakte Name der Agentur sein, wie er in EB hinterlegt ist. In dieser Importdatei also den Titel der 1.Spalte. Die Agentur muss schon in der Datenbank sein. In der Importdatei muss sie also in einer Zeile VOR dem Künstler stehen. |
| AW | notiz | Notiz |
Die Felder A und D entscheiden, welche Art von Kontaktdaten erstellt werden:
Nur “Name der Organisation”: Es wird ein neuer Eintrag bei Organisationen erstellt oder ein bestehender aktualisiert. Für Letzteres muss der Name exakt mit dem in der Datenbank vorhandenen übereinstimmen. Der Name selber kann nicht aktualisiert werden.
Nur “Nachname” und “Vorname”: Es wird ein neuer Eintrag bei Personen erstellt oder ein bestehender aktualisiert. Für Letzteres müssen Vor- und Nachname exakt mit den in der Datenbank vorhandenen übereinstimmen. Vorname/Nachname selber können nicht per Import aktualisiert werden. Es können keine zwei Personen mit dem gleichen Namen importiert werden. Es kann also z.B. nur ein Thomas Schmidt importiert werden. Ein zweiter Eintrag dazu würde den ersten überschreiben.
“Name der Organisation” + “Nachname” + “Vorname”: Es wird ein neuer Eintrag bei den organisationsbezogenen Personendaten erstellt oder ein bestehender Datensatz aktualisiert. Dies sind die Kontaktdaten einer Person bei einem bestimmten Unternehmen. Z.B dessen Durchwahl oder Firmenmail. Für die Erkennung vorhandener Einträge müssen Organisationsname sowie Vor- und Nachname der Person exakt mit den in der Datenbank vorhandenen übereinstimmen. Wenn es die Organisation oder die Person nicht gibt, wird ein rudimentärer Eintrag dazu erstellt. Regeln zur Erkennung und Aktualisierung siehe die Absätze vorher.
Hinweise
Mehrmaliger Import
Importiert man eine Datei erneut, so werden Organisationen und Personen am Namen wiedererkannt und die dazugehörigen Daten überschrieben.
Folgende Feinheiten gibt es hier zu beachten: Die Namen müssen genau gleich sein, damit ein bestehender Datensatz erkannt wird. Wenn man Firmennamen bzw. Vor- oder Nachnamen korrigieren möchte, dann funktioniert die Erkennung des alten Eintrages nicht und es wird eine zweite Firma/Person erstellt.
Eine weitere Einschränkung ist, dass der Import mit gleichem Vor- und Nachnamen bei mehreren Personen nicht umgehen kann bzw. auf einer Person arbeitet. Wenn du also zwei “Thomas Müller” kennst, dann ist Handarbeit nötig, weil sonst ein Eintrag den anderen überschreibt.