Basisdaten eines Kontaktes

Profil

Wenn du einen Kontakt (egal ob Person oder Organisation) erstellst, dann kannst du unter „Profil” verschiedene Daten des Kontaktes eingeben und den Kontakt in verschiedene Kategorien einordnen sowie ihn zu (anderen) Organisationen zuordnen.
Außerdem befindet sich in diesem Bereich zu jedem Kontakt ein sogenanntes Kontakt-Logbuch, in dem alle Aktionen eines Kontaktes innerhalb der Software geloggt werden. So könnt ihr z.B. schnell sehen, was ihr mit einer Person oder Organisation wann besprochen habt.

Persönliches

Diese Seite sieht leicht unterschiedlich aus, je nachdem ob es sich um eine Person oder eine Organisation handelt.

A. Person

Die folgende Abbildung zeigt das Datenblatt einer Person. Die Felder dürften hier selbsterklärend sein. Bei Personen sind hier die “persönlichen” Daten der Privatperson einzutragen – sofern bekannt und das Eintragen gewollt ist. Die geschäftlichen Daten einer Person werden an einer anderen Stelle eingetragen.

Die Angaben zu Anrede und Sprache sind aktuell rein zur Information und werden noch nicht z.B. bei der Dokumentengenerierung verwendet.

B. Organisation

Bei Organisationen gibt es zwei Felder, um den Namen der Organisation einzutragen. Im ersten Feld soll die Organisation mit ihrer Rechtsform angeben werden, um diese Daten später z.B. in Vertrags-Templates automatisiert übertragen zu können. Im Feld „Schöner Name” kann die Organisation ohne den rechtlichen Teil genannt werden. Also z.B. ein Markenname. Dieses Feld kann dann an vielen anderen Stellen weiterverarbeitet werden, wie z.B. im Pressetool (noch im Aufbau!).
Darüber hinaus lässt sich bei Organisationen hier noch die Umsatzsteuer-ID eintragen.

Kontaktdaten

Unter den Kontaktdaten kann man Adresse und weitere Kontaktdaten wie Telefonnummern angeben. Die Angaben hier werden als auf die Person bezogen interpretiert. Berufliche Adressdaten könnten auch bei der Beziehung der Person zu einem Unternehmen hinterlegt werden.

Online

Hier können URLs von persönlichen Profilen etc. hinterlegt werden. Für Künstler stehen an anderer Stelle noch mehr Felder zur Verfügung.

Kategorien

Dieser Bereich ist sehr wichtig für die Nutzung der Kontakte. Durch dies Einstellungen hier werden die jeweiligen Kontakte an verschiedenen Stellen ausgespielt oder es sind zusätzliche Informationen eingebbar. Klingt kryptisch, hier einmal konkret:

Branche

Hier sollten die Branchen ausgewählt werden, zu denen der Kontakt hinzuzuzählen ist. Viele der Optionen sind rein informativ und z.B. nützlich um später nach Kontakten zu filtern. Einige Angaben sind aber sehr wichtig. Denn nur, wenn eine bestimmte Branche angegeben wurde, wird ein Kontakt auch an bestimmten Stellen der Software zur Auswahl angeboten. Und bei einigen vergebenen Branchen gibt es Zusatzinformationen und – funktionen. Die “besonderen” Branchen sind:

• Künstler
  Nur Kontakte, die auch Künstler sind (und ein Programm haben), lassen sich als Künstler auswählen. Wenn ein Kontakt ein Künstler wird, kommen weitere Felder in der Kontaktpflege hinzu. Mehr dazu findest du auf der Hilfeseite “Künstler”.

• Veranstaltungsstätte
  Auch Veranstaltungsstätten/Locations müssen speziell gekennzeichnet werden. Ist ein Kontakt eine Veranstaltungstätte, so kommen Optionen zur Raumverwaltung hinzu. Mehr über die zusätzlichen Daten findest du unter “Veransatltungsstätten”

• Presse
  Kontakte mit dieser Branche werden z.B. bei den möglichen Medienpartnern in einem Event angeboten.

• Booking-Agenturen
  Kontakte dieser Branche werden bei der Angabe zur Booking-Agentur eines Künstlers angeboten.

• Label
  Kontakte dieser Branche werden bei der Angabe zum Label eines Künstlers angeboten.

• Ticketingdienstleister
  Kontakte dieser Branche werden bei der Angabe von Ticketdienstleistern im Bereich Ticketing eines Events angeboten. Auch lassen sich nur Ticketdienstleister bei der Konfiguration der Ticketingschnittstellen angeben.

• Hotels

• Veranstaltungsagenturen

Die Liste der vorhandenen Branchen ist flexibel. Sie kann individuell in den Einstellungen unter “Branchen” gepflegt werden. Du hast die Branchen bereits geändert und möchtest die oben genannten “Spezialfunktionen” anderen Branchen zuweisen? Dann kannst du auch das in der Konfiguration einstellen.

Tags

Hier lassen sich Tags zum Kontakt angeben, um Kontakte z.B. auf der Übersichtsseite der Kontakte besser filtern zu können. Die Tags lassen sich in den Einstellungen pflegen.

Ist Kooperationspartner

So gekennzeichnete Kontakte lassen sich im Event im Bereich Einstellungen -> Kooperationspartner auswählen.

Möglicher Sponsor

Diese Kontakte lassen sich im Event unter Finanzen -> Sponsoren als eben solcher hinzufügen.

Notizen/Bemerkungen

Hier ist Platz für interne Notizen zum Kontakt.

Organisationen

Hier werden die Verbindungen zu Organisationen gepflegt. Hier definiert ihr also, wer die Mitarbeiter/Ansprechpartner eines Unternehmen oder z.B. die Bandmitglieder sind. Auch euer Unternehmen mit euch als Mitarbeitern müsst ihr zuweisen, damit ihr z.B. auch als mögliche Booker auswählbar seid (wenn ihr das Agentur-Modul habt).

Hinweis zu den Kontaktdaten: Hier sind nur Kontaktdaten der Person im Unternehmen anzugeben. Also z.B. Durchwahl in der Firma oder eine spezielle Adresse. Wenn du z.B. E-Mail oder Telefonnummer schon bei der Person selber hinterlegt hast, musst du das hier nicht erneut tun. Ebenso musst du auch nicht die gängige Adresse der Firma hier angeben. Die ist schon bei der Firma hinterlegt.

In Dokumenten, die aus eventbrain heraus erstellt werden, wird dann immer automatisch die passende Adresse/Kontaktdaten ermittelt. Wenn hier in der Verbindung etwas hinterlegt ist, dann wird das genommen. Keine Angabe in der Verbindung Bei Adressdaten wird alternativ auf die Adresse der Organisation zugegriffen, bei Kontaktdaten wie E-Mail oder Mobilnummer wird bei der Person nachgeschaut, was dort hinterlegt ist.

Kontakt-Logbuch

Hier findest du alle im Zusammenhang mit dem Künstler erstellten Dokumente, Notizen oder aus eventbrain versendete Mails.

Ticketing-Mails

Wenn du Ticketzahlen an diesen Kontakt versenden möchtest, ist dieser Punkt sehr wichtig. Denn auf Basis der Einstellungen hier enthält der Kontakt nur eine Mail mit allen Ticketzahlen zu den Veranstaltungen bei denen er hinterlegt ist. Dazu muss er in den Verkaufszahlen-Einstellungen des jeweiligen Event-Ticketings als Kontakt hinzugefügt sein, es darf nicht seine E-Mail-Adresse hinterlegt sein.

Mailvorlage

Hier wählst du die Vorlage aus, die den Inhalt der Mail bestimmt. Die Mailvorlage muss vom Typ “Ticketzahlen” sein, damit sie hier erscheint.
Mailvorlagen kannst du hier bearbeiten.
Klicke hier und lies nach, wie du die Templates bearbeitest.

Intervall

Hier bestimmt du, wie oft die Mail versendet wird. “Täglich” bedeutet… naja, du kommst schon drauf.
Wählst du “Wöchentlich”, kannst du im Auswahlfeld “Versandtage” die Tage auswählen, an denen die Mail rausgehen soll.

Versandzeit

Hier wählst du die Uhrzeit aus. Eventbrain versendet die Mails aktuell zu jeder vollen Stunde. Beachte, dass der automatische Ticketzahlenabruf aus den angeschlossenen Systemen um etwa 5 Uhr beendet ist. Du solltest also den Versand erst später einrichten, um alle aktuellen Zahlen zu haben.

Bilder & Logos

Hier könnt ihr allgemeine Bilder und Logos zum Kontakt hochladen. Bei Künstlern darauf achten, dass diese “Programme” haben, zu denen auch Dateien und Bilder hochgeladen werden können. Dies ist in der Regel die bessere Wahl, weil Fotos oft einen Zusammenhang mit dem Programm haben.

Die hochgeladenen Bilder können hier kategorisiert werden. So könnt ihr festlegen, welche Bilder an welchen Stellen genutzt werden sollen. Z.B. ist ein “kleines” Bild nicht unbedingt für den Druck geeignet.

Bilder für eure eventbrain-Website müssen die Kategorie “Eigene Website” haben. Es wird immer das erste genommen. Bei einem Programm hinterlegte Bilder werden bevorzugt.

Dateien

Hier kannst du allgemeine Dateien zum Kontakt hochladen.

Bei Künstlern darauf achten, dass diese “Programme” haben, zu denen auch Dateien hochgeladen werden können. Dies ist in der Regel die bessere Wahl, weil Dateien oft einen Zusammenhang mit dem Programm haben.

Projekte

Hier werden alle Projekte gelistet, an denen der Kontakt beteiligt war. Ihr könnt auch sehen, wie die Funktion der Person/Organisation war.