Ticketing

Zu jeder Veranstaltungsplanung gehört auch die Organisation des Besucher*innenzugangs. Der Zugang zu einer Veranstaltung ist für die Gäste in der Regel entweder frei oder per Eintrittskarte oder Einladung möglich. Mithilfe unseres Ticketing-Tools (siehe Pfeil!) könnt ihr alle relevanten Daten wie z.B. Mehrwertsteuer, genutzte Vertriebskanäle, Kapazitäten oder Preisprofile erfassen und weiterverarbeiten. Ebenso finden sich hier eine Gästelisten-Funktion sowie eine Übersicht der Verkaufszahlen.

Übersicht

1. In einer Tabelle seht ihr die Ticketings für jede eurer Locations/Räume oder für gruppierte Locations/Räume.
2. Durch Anklicken mehrerer Kästchen könnt ihr Locations/Räume miteinander verbinden, um somit ein gemeinsames Ticketing für eine Gruppe von Räumen und/oder Locations zu erstellen. Diese Funktion ist insbesondere für Festivals, Messen, Märkte oder Kneipenfestivals sinnvoll, wo ein Ticket nicht nur für eine/n Location/Raum sondern für mehrere Locations/Räume gilt. Siehe auch nächstes Bild.

Gruppierung von Räumen

• Ihr könnt nur Locations/Räume miteinander gruppieren, für die noch kein Ticketing angelegt worden ist.
• Es lassen sich auch mehrere Ticketings für unterschiedliche Gruppen anlegen.

Grundeinstellungen

1. Im Feld „Bezeichnung” müsst ihr die Bezeichnung des/der Raumes/Location oder für eine Gruppe von Räumen/Locations eingeben, für die Ticketing gilt.
2. An dieser Stelle könnt ihr den für dieses Ticketing geltende Mehrwertsteuersatz auswählen. Da es innerhalb einer Veranstaltung durchaus verschiedene Bereiche geben kann, die unterschiedlichen Besteuerungen unterliegen, haben wir die Angabe der MwSt. nicht in den Projekteinstellungen sondern hier im Ticketing platziert.
3. Hier könnt ihr angeben, ob es sich hier um eine kostenpflichtige Veranstaltung handelt oder nicht.
4. Im Dropdown „Bestuhlung” muss angegeben werden, ob die Veranstaltung unbestuhlt, teilbestuhlt oder bestuhlt ist.
5. Unter „Kapazität” erscheint entweder die in den Stammdaten des Raumes hinterlegte Kapazität oder ihr könnt die Kapazität für diese Veranstaltung manuell eintragen. Handelt es sich bei eurem Ticketing um eines für eine Gruppierung von Räumen, so werden die in den Stammdaten der Räume hinterlegten Kapazitäten addiert angezeigt. Selbstverständlich könnt ihr auch den vorausgefüllten Wert überschreiben.
6. Insofern für dieses Ticketing ein Bestuhlungsplan nötig ist, lässt dieser sich hier entweder aus den in den Stammdaten hinterlegten Saalplänen des genutzten Raumes auswählen oder als eigener Saalplan für diese Veranstaltung hochladen.

Vertriebskanäle

1. Bei der Anlage eines Vertriebskanals kannst Du auswählen zwischen einem Ticketsystem und einem Kontakt. Wenn Du auf ein Ticketsystem zugreifen möchtest, muss der entsprechende Kontakt dazu mit der Branche „Ticketingdienstleister*in” versehen sein. Unter „Kontakt auswählen” hast Du die Möglichkeit jeden Deiner Kontakt als Vertriebskanal anzulegen. Dies macht zum Beispiel Sinn, wenn Karten auch über die Location oder die Band verkauft werden. Oder wenn Du auch die Tageskasse oder Abendkasse direkt als Vertriebsweg mit entsprechendem Preisprofil anlegen willst.
2. Unter „Bezeichnung” kannst Du den Vertriebskanal benennen.
3. Auch der Verkaufszeitraum lässt sich mit „Von” als Vorverkaufsstart (Pflichtfeld!) und „Bis” (optional!) nicht nur Datums- sondern Minutengenau genau angeben.
4. Im Feld „PreSale?” kannst Du angeben, ob dieser Vertriebsweg ein PreSale ist.
5. Soll der Verkauf exklusiv über einen Vertriebskanal erfolgen, so kannst Du das an dieser Stelle auswählen.

Kapazitäten

1. In der ersten Spalte im Submenü „Kategorien” könnt ihr angeben, wie viele und welche Preiskategorien es geben soll. Ihr habt dabei die Möglichkeit, jeder Kategorie eine (genaue) Bezeichnung zu geben und sie einem Platzwahl-Modus zuzuordnen.
2. Über das Plus-Zeichen lassen sich weitere Kategorien hinzufügen. Solltet ihr eine Kategorie löschen wollen, so könnt ihr das, indem ihr mit dem Cursor über den linken Rand der Tabelle fahrt. Hier erscheinen dann bei den hinzugefügten Preiskategorien Minus-Zeichen. Die oberste PK ist nicht löschbar!
3. Habt ihr alle Kategorien angelegt, könnt ihr in der zweiten Spalte die Gesamtkapazität auf alle Preiskategorien verteilen. Unterhalb der Tabelle seht ihr, wie viele Plätze ihr noch keiner Kategorie zugeteilt habt.
4. In Spalte drei findet ihr das Gästekontingent. Hier könnt ihr eintragen, wie viele Gästeplätze es in welcher Kategorie geben soll.
5. Über das Plus-Zeichen in der ersten Zeile lassen sich weitere Spalten hinzufügen. In diesen Spalten könnt ihr weitere Kapazitätsabzüge eintragen. Zum Beispiel gesperrte Plätze für die Technik, für Dienstplätze, für Sichtbehinderungen, usw.
6. Damit die Tabelle übersichtlich bleibt und ihr nicht nach links und rechts scrollen müsst, könnt ihr mit den Pfeilen navigieren.
7. In der letzten Spalte findet ihr die verkaufbare Kapazität nach Abzug aller Kapazitätsminderungen.

Preisprofile

1. Für jeden zuvor angelegten Vertriebskanal lässt sich ein eigenes Preisprofil anlegen. An dieser Stelle könnt ihr zwischen den Vertriebskanälen wechseln.
2. Nachdem ihr unter Kapazitäten ja bereits die Preiskategorien erstellt und benannt habt, könnt ihr hier innerhalb jeder Kategorie verschiedene Preisstufen (z.B. Normalpreis und verschiedene rabattierte Preise) anlegen.
3. Grundpreis, VVK-Gebühr und Systemgebühr sind hier anzulegen.
4. Über das Plus-Zeichen lassen sich weitere Spalten hinzufügen, um weitere Gebühren oder Aufschläge zum Preis hinzuzurechnen.
5. In der letzten Spalte werden alle Werte addiert und der jeweilige Endpreis wird angezeigt.

Kontingente

1. Die verkaufbare Kapazität je Preiskategorie wird hier angezeigt.
2. Ihr könnt die verkaufbare Kapazität auf die verschiedenen Vertriebswege aufteilen.
3. Noch nicht zugeteilte Kontingente werden hier angezeigt.

Kommunikation

In diesem Bereich könnt ihr Notizen zu jedem Ticketing-Vertriebskanal hinterlegen und so z.B. interne Absprachen oder solche mit dem Ticketdienstleister speichern.

Verkaufszahlen

1. In drei Fenstern seht ihr eure aktuellen Zahlen für die jeweilige Veranstaltung. Getrennt nach „Verkaufte Tickets”, „Restliche Kapazitäten” und „Auslastung”. Über die Dropdowns „Details anzeigen” könnt ihr jedes Fenster ausklappen, um euch die entsprechenden Zahlen je Vertriebskanal anzeigen zu lassen.
2. Über den Button „Erfassung konfigurieren” lässt sich angeben, ob die Erfassung der Verkaufszahlen automatisch oder manuell erfolgen soll. Wählt ihr die automatische Erfassung, dann müsst ihr zur jeweiligen Veranstaltung den entsprechenden Event-Code eingeben. Und so findet ihr den Code in den einzelnen Systemen:CTS Eventim
   Die nötigen Angaben findet ihr im Webreporting. Öffnet das Webreporting und ruft die Auswertung auf. Ihr findet zu jedem Event eine ID für die Location und eine Zahl bei dem Event. Diese Zahlen müsst ihr mit einem Minus getrennt als Eventcode angeben. Für das folgende Beispiel also 3422-3323
   
   Eventbrain kann aktuell nur eine Veranstaltung in einer Location pro Tag verarbeiten.
   Achtung: Bei einer Verschiebung ändern sich die Werte. In eventbrain müsst ihr in einem solchen Fall dann einen zweiten Verkaufskanal für CTS anlegen, den ihr sinnvoll benennt. Also z.B. “CTS Name neue Location” Die Ticketverkäufe sind dann, wie bei CTS Eventim auch, auf zwei “Ticketings” aufgeteilt.
   Und wer sich aktuell hier einliest: Die CTS Schnittstelle wird in den nächsten Tagen freigeschaltet, die Doku ist aber schonmal fertig 😉

   Ticketmaster
   Bei Ticketmaster findet ihr diesen Code u.a. in der Preisliste oder der Platzliste sowie im tm/1-System von Ticketmaster (oben in der jeweiligen Veranstaltung).
   ACHTUNG: Bei dem senkrechten Strich handelt es sich nicht um ein großes i sondern um eine „Pipe”.
   WICHTIG: Im Tab „Vertriebskanäle” muss der Termin des VVK-Startes (Verkaufszeitraum –> Von) so ausgewählt sein, dass auch der ganze Zeitraum des Verkaufes abgerufen werden kann. Beispiel: Habt ihr als VVK-Start den 10. März angegeben, obwohl der VVK eigentlich schon am 20. Februar begonnen hat, so werden die Zahlen nur ab dem 10. März abgerufen. Buchungen davor werden nicht berücksichtigt, wodurch die abgerufene Verkaufszahl falsch sein könnte!

   Reservix
   Ihr müsst hier die ID des jeweiligen Einzeltermines angeben. Diese findet ihr im Reservix-System bei der jeweiligen Veranstaltung.
   JSON-Schnittstelle
   Nutzt du für einen Vertriebskanal den Ticketzahlen-Abruf per JSON, so musst du auch hier den Event-Code eingeben, die in dem angebundenen System genutzt wird und der in der JSON-Datei enthalten ist. Hier kann dir der Ersteller der Anbindung weiterhelfen, wo du diese Angabe in deren System findest.

   Hinweis: Für den automatischen Abruf von Ticketzahlen ist die Schnittstelle jedes angeschlossenen Ticketsystems zunächst einmalig einzurichten. Gehe hierzu in die Einstellungen unter Ticketing-Schnittstellen. Hier findest du Hilfe-Informationen zur Einrichtung.

3. Mit dem Button „Übermittlung konfigurieren” könnt ihr festlegen, in welcher Form die VVK-Zahlen an Dritte weitergegeben werden sollen.
4. In der Übersicht könnt ihr euch die Verkaufszahlen in einer wöchentlichen Auflistung anzeigen lassen. Hier findet ihr dann auch die Steigerungszahlen. Zudem lassen sich die einzelnen Kalenderwochen ausklappen und ihr seht dann die täglichen Zahlen.
5. Über diesen Dropdown könnt ihr die Ansicht der Übersicht von „Alle Vertriebswege” auf die einzelnen Vertriebswege wechseln. Wenn ihr in einem Vertriebsweg seid, so lässt sich durch Klick in die Tabelle unter „Verkaufte Tickets” eine Verkaufszahl manuell eingeben, sofern bei diesem Vertriebsweg die Erfassung der Zahlen auf „manuell” gestellt ist. Darüber hinaus lassen sich sowohl bei automatischer als auch bei manueller Erfassung der Zahlen Bemerkungen hinzufügen.
   Bei Verkaufskanälen mit automatischem Ticketzahlenabruf könnt ihr per Klick auf den Button “Aktuellen Stand abrufen” die Verkaufszahl aktualisieren.